दस्तावेजों का वर्गीकरण: बुनियादी मानदंड

बड़ी संख्या में दस्तावेजों को आसानी से समझने के लिए, उनके प्रारूपण और प्रसंस्करण के लिए विशेष नियम, विभिन्न वर्गीकरण, साथ ही उनके साथ काम करने के उचित रूप और तरीके।

यह ध्यान देने योग्य है कि दस्तावेजों का वर्गीकरण बेहद महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह उनकी विशिष्ट विशेषताओं को उजागर करने में मदद करता है और उन्हें तर्कसंगत रूप से सबसे अधिक उपयोग करने में मदद करता है। यह सबसे पुराना और अधूरी समस्याओं के अंत में से एक है, जिसका विकास 1 9 60 के दशक के अंत में ही शुरू हुआ। व्यक्तिगत समूहों के लिए दस्तावेज के वितरण के अधिकांश दृष्टिकोण पहले ही गतिविधि के विशिष्ट क्षेत्र या विशिष्ट विज्ञान के संबंध में केवल विशिष्ट विशेषताओं का संबंध रखते हैं। और हाल ही में जानकारी और सामग्री के घटकों के आधार पर दस्तावेजों का एक बहुआयामी वर्गीकरण था।

सभी दस्तावेजों को निम्न मानदंडों के अनुसार विभाजित किया जा सकता है:

1. अंतरिक्ष और समय में उनके कार्य की स्थिति। हम उपस्थिति (मूल, मूल, प्रतिलिपि, डुप्लिकेट), मुद्दा जगह (क्षेत्रीय, राष्ट्रीय या विदेशी) के प्रकाशन की नियमितता (आवधिक और गैर-आवधिक) को ध्यान में रखते हैं;

2. सूचना घटक

• सूचना और सूचना के सामान्यीकरण के स्तर (प्राथमिक और द्वितीयक प्रलेखन) पर ध्यान दें;

• दस्तावेजों का वर्गीकरण आकार (प्रारूप) और पृष्ठों की संख्या (वॉल्यूम) के बारे में दर्ज की गई जानकारी के आयाम को शामिल करता है;

• जानकारी कैसे माना जाता है के अनुसार पृथक्करण (दस्तावेज़ किसी व्यक्ति द्वारा पढ़ा जा सकता है या विशेष तकनीकी उपकरण की आवश्यकता होती है);

• दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में प्रतिष्ठित साधनों के चरित्र को भी शामिल किया गया है जिसके द्वारा जानकारी दर्ज की गई है (टेक्स्ट और गैर-शाब्दिक रूप);

• रिकॉर्डिंग डेटा के तरीके से हस्तलिखित, मुद्रित, मैकेनिकल, चुंबकीय, फोटोग्राफिक, ऑप्टिकल, लेजर, साथ ही साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में अंतर होता है ।

3. सामग्री घटक, जिसमें कुछ मापदंड शामिल हैं (उदाहरण के लिए, सूचना वाहक सामग्री , साथ ही इसका आकार और डिजाइन)।

यह ध्यान देने योग्य है कि सामग्री और फॉर्म में अलग-अलग समूहों के लिए दस्तावेज़ों का वितरण आपको इसकी प्रभावी ढंग से कार्य के साथ संगठित करने की अनुमति देता है।

इसका उल्लेख करना चाहिए कि आज तक लेखा लेखों का एक समान वर्गीकरण भी है, जो संकलन, उद्देश्य के साथ-साथ उपयोग के तरीके, उनकी सामग्री, स्थान और आदेश को ध्यान में रखता है।

लेखांकन दस्तावेजों के इस वर्गीकरण में निम्नलिखित उपखंड शामिल हैं:

• उद्देश्य के आधार पर - प्रशासनिक और कार्यकारी, लेखा या संयुक्त;

• संकलन के क्रम में - प्राथमिक और सारांश;

• आंतरिक और बाहरी दस्तावेज;

• उपयोग के रास्ते से - डिस्पोजेबल और संचित;

• सामग्री के आधार पर - मौद्रिक, निपटान और सामग्री।

मुझे कहना चाहिए कि इस तरह के वर्गीकरण में कई मापदंड शामिल हैं और बहुत व्यापक हैं, इसलिए प्रत्येक दस्तावेज़ अलग-अलग समूहों से एक साथ संबंधित है, लेकिन यह विशिष्ट विशेषताओं के अनुसार किया जा सकता है और केवल प्रासंगिक क्षेत्र में इसका उपयोग किया जा सकता है