एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है?

आज कंप्यूटरीकरण का स्तर एक संक्रमण के लिए "paperless" कार्यालय प्रबंधन के लिए कहता है। यह एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जो पारंपरिक के विपरीत, नए गुणों और विशेषताओं के एक नंबर की विशेषता पर आधारित है। अब तक, इस घटना के लिए एक एकल परिभाषा कानून में है और न ही रूस के वैज्ञानिक दुनिया में मौजूद नहीं है।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा के रूप में 1970 के दशक के रूप में दिखाई दिया। तो हम कहा जा करने के लिए शुरू "मशीन पठनीय दस्तावेजों।" उनकी विशेष लक्षण है कि वे की मदद से बनाया जाना चाहिए है कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और कंप्यूटर के प्रसंस्करण के लिए उपयुक्त हो। इस मामले में, आवश्यक विवरण सख्ती से सभी दस्तावेजों के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुसार किया जाता है।

- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का एक उद्देश्य है जानकारी, दो अनिवार्य भागों से मिलकर: 1) विवरण (नाम, लेखक, समय, मूल स्थान, आदि) और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के बारे में जानकारी; 2) पाठ से मिलकर सामग्री का मुख्य हिस्सा, ग्राफिक और संख्यात्मक जानकारी एक इकाई के रूप में संसाधित।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ द्वारा हस्ताक्षरित होगा एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, यह एक कागज अपने ही हाथ से हस्ताक्षर किए के बराबर बना रही है। जानकारी डिजिटल (इलेक्ट्रॉनिक) के रूप में यह में प्रस्तुत किया है। कंप्यूटर का उपयोग कर सेंसिंग डेटा दूरसंचार नेटवर्क के बारे में जानकारी प्रसारित कर सकते हैं, इस प्रक्रिया - सूचना प्रणाली में। यदि आवश्यक हो, एक दस्तावेज़ स्क्रीन पर और कागज पर एक प्रदर्शन का रूप ले सकता।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - एक चक्र इलेक्ट्रॉनिक के जीवन एक उद्यम में दस्तावेजों (संगठन, कंपनी), उन्हें प्राप्त करने के लिए स्थिति को बदलने (मंजूरी दे दी, में, हस्ताक्षर, को नहीं भेजी, बंद कर दिया, आदि) संग्रह को रद्द करने के लिए। इस तरह के एक दस्तावेज़ कभी कभी एक «कार्यप्रवाह» है, जो एक विशिष्ट व्यवसाय प्रक्रिया के अलग-अलग काम करता है की एक एकल धारा के रूप में दस्तावेजों के आंदोलन की विशेषता के रूप में जाना जाता है। पूरे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर है कि आप को संगठित करने और दस्तावेजों के जीवन चक्र के इस प्रकार बनाए रखने की जरूरत भी शामिल है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और कार्यप्रवाह पर आधारित परंपरागत तुलना में अधिक लाभ है। वे संगठन के कर्मचारियों के काम का न केवल अपने क्षेत्र है, लेकिन पूरी प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए सक्षम है। का प्रयोग करें इलेक्ट्रॉनिक संग्रह ज्यादा कागज की तुलना में अधिक सुविधाजनक है। , अपने समन्वय और दस्तावेज़ के निष्पादन के पारित होने के लिए समय को कम करने के कुछ ही मिनटों के भीतर पाया जा सकता है। सामान्य तौर पर, यह कागज की तुलना में अधिक किफायती है। वहाँ काफी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर का एक बहुत कुछ है ( "मकसद", "ई 1 महानद", "DocsVision", "1C: दस्तावेज़"। और अन्य)।

वर्तमान में, कानूनी मामले में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के क्षेत्र में संबंधों के विनियमन के शेड विदेशी अनुभव है। रूस में, इन संबंधों के नियमन की समस्या विधायी निर्णय प्राप्त नहीं हुआ है, हालांकि प्रयास कानून (2005) की गोद लेने किए गए थे। कागज के इस प्रकार पर कानून के गोद लेने - कानूनी विनियमन के महत्वपूर्ण दिशाओं में से एक।