अपने संगठन में दस्तावेजों की शेल्फ जीवन

अपने परिचालन को दौरान कंपनी या कंपनी प्रतिभूतियों, महत्वपूर्ण और नहीं के पूरे संग्रह प्राप्त कर लेता है। भागीदारों या कर्मचारियों, साथी, या छुट्टी अभिवादन के लिए छोटे मुद्दों के अनुमोदन के साथ पत्र-व्यवहार की तरह इस तरह के व्यापार दस्तावेजों के विशेष महत्व नहीं हैं।

पेरोल से संबंधित, धन, संघीय या स्थानीय, आदेश और नियुक्तियों और आउट होने के संबंध में निर्देश के लिए भुगतान, जो उन लोगों के संगठन में दस्तावेजों की एक शैल्फ जीवन के लिए आवश्यक हैं की श्रेणी के हैं। इन शर्तों कानून और वित्त मंत्रालय के आंतरिक आदेश द्वारा परिभाषित कर रहे हैं। इस मामले में, एक निर्देश 1983/07/29 के 105 №।

कैसे रसीद और माल के भंडारण के कारण, उनके आंदोलन, सूची की जाँच पर काम करता है की एक सूची खातों पर परिलक्षित होता है, भंडारण की अवधि के संगठन में दस्तावेजों की? सिर, जो एक कानूनी दस्तावेज प्रबंधन पर आधारित है के निपटान: सभी कार्यों एक अधिकार होना चाहिए।

यहाँ यह कुछ आविष्कार करने के लिए मुश्किल है, और यह वहाँ के रूप में एक कानून है कि जो आप चाहते है, आवश्यक नहीं है। जिम्मेदारी सिद्धांत सरल है: जो आदेश पर हस्ताक्षर किए, वह इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार है।

भंडारण, संग्रह और शर्तों

सभी जवाबदेह प्रलेखन इसके निर्माण की शर्तों के अनुसार में दर्ज किया जाना चाहिए। तिमाही या वर्ष के दौरान, संख्या और मात्रा के आधार पर। एक छोटी सी कंपनी, वर्ष के लिए कई अभिलेखागार हेम के लिए है, जबकि कंपनी के "मोटी" एक भी कैबिनेट तिमाही में दस्तावेजों जगह के लिए मुश्किल है में सक्षम है।

पुरालेख के संगठन में सीधे बनाया है, और इसके निर्माण के साथ-साथ एक संगठन में दस्तावेजों के भंडारण के समय की स्थिति के सिर के आदेश और इसके निर्माण के तरीके द्वारा समर्थित होना चाहिए। यह प्रावधान प्रबंधन द्वारा डिजाइन, और अभिलेखागार को बनाए रखने के लिए आधार हो जाता है। स्थिति काम नियम Rosarkhiv के साथ समन्वय कर रहा है और यदि आप उन्हें सभी मामलों में पालन नहीं करते हैं, यह अपने आइटम के बुनियादी सिद्धांत का पालन करना चाहिए।

संदर्भ, स्थानांतरण, संग्रह काम अनुसूची और अन्य महत्वपूर्ण स्थितियों के मुख्य मापदंडों पूरी होनी चाहिए। इस के लिए जिम्मेदारी सिर पर स्थित है। यह स्पष्ट है क्यों यह रिकॉर्ड रखने नियमों का पालन करने के लिए और उनके नुकसान या क्षति को रोकने के लिए आवश्यक है। चेकों के मामले में, संगठन और कर और अन्य अधिकारियों, के लिए श्रमिकों के उपचार के मामले में के बीच विवादास्पद मुद्दों आय बयान संग्रह से दस्तावेजों का उल्लेख करने की आवश्यकता होगी।

संगठन में ही नहीं हैं, तो संग्रह बाहर दस्तावेजों और प्रमाण पत्र के इस प्रकार, आदेश unclarified अंक से बचने के लिए दे सकते हैं। जब संगठन में दस्तावेजों के भंडारण के मामले का निरीक्षण, तो व्यक्ति को आसानी से एक प्रमाण पत्र, सेवानिवृत्ति के लिए आवेदन कर सकते हैं।

की शैल्फ जीवन अपने संगठन में दस्तावेज

वहाँ सख्त जवाबदेही दस्तावेज़ के एक अवधारणा है। ये मूल रूप से वित्तीय वक्तव्यों और के गठन के विषय में दस्तावेज हैं कर आधार। इन दस्तावेजों एक अनिवार्य आधार पर दर्ज किया जाता है। दस्तावेजों उद्यम में, साथ ही संगठन (कंपनी) में की शैल्फ जीवन, एक ही द्वारा नियंत्रित।

विशिष्ट अवधि के भंडारण सीधे आदेश या अन्य दस्तावेज मानक दस्तावेजों (प्रबंधन) है, जो भी उनमें से एक निश्चित शैल्फ जीवन है की सूची में निर्दिष्ट। अन्य प्रामाणिक कार्य करता है और आदेश के एक नंबर, व्यापार दस्तावेजों के भंडारण की अवधि को दर्शाती हैं। एक लेख में प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक विशिष्ट अवधारण अवधि से संकेत मिलता है संभव नहीं है। लेकिन आप सूची खोलने के लिए और के रूप में आवश्यक सभी आवश्यक जानकारी बाहर ले जा सकते हैं। हम केवल कह सकते हैं कि कम से कम दस्तावेज़ अवधारण अवधि - 5 साल, और अधिकतम - 70।

दस्तावेजों की शेल्फ जीवन संग्रह में

एक संगठन, कंपनी या व्यापार अपनी गतिविधियों को समाप्त हो जाता है, और फिर उसे बंद हो जाता है जब, पूरे दस्तावेज़ छँटाई के अधीन है। अनावश्यक दस्तावेजों प्रबंधन के विवेक पर किसी भी भाग्य हो सकता है,। दस्तावेज़ 5 से 70 वर्ष की शैल्फ जीवन है, संग्रह करने के लिए भेजा जाना चाहिए (के रूप में वे जमा हो जाती है), या कानूनी उत्तराधिकारी को भंडारण प्रवेश कर सकते हैं। दस्तावेजों दर्ज किया जाना चाहिए, गिने, एक सहायक विभाग या संरचनात्मक इकाइयों ध्वस्त, कालक्रम के अनुसार interwoven हैं। शीर्षक पृष्ठ एक सूची के साथ जानकारी होना आवश्यक है और फ़ोल्डरों बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा:

• फ़ोल्डर का कोई 250 से अधिक टुकड़ों में शीट्स।
• फ़ोल्डर की मोटाई 40 मिमी से अधिक नहीं है।
• इन्वेंटरी दस्तावेजों फ़ोल्डर में निहित।

जब संग्रह करने के लिए दस्तावेज भेजने के हस्तांतरण पर एक समझौते पर किया जाता है, और यह भी दो प्रतियां, जिनमें से एक (बदली में) संगठन में रहता है में प्राप्त सभी दस्तावेजों या एक व्यक्ति जो यह संरक्षण में रुचि रखता है की एक सूची संकलित। दोनों प्रतियां संग्रह करने के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण पर जानकारी होना आवश्यक है, जो व्यक्ति दस्तावेजों और मुद्रण की स्थापना के स्वीकार किए जाते हैं के हस्ताक्षर है।