कर्मियों पर दस्तावेजों की संरचना, उनके प्रकार कर्मचारियों के लिए आदेश क्या हैं?

गतिविधि की प्रकृति के बावजूद, कोई भी संगठन लोगों के साथ काम करता है श्रम संबंधों के सभी चरणों में कर्मचारियों की कानूनी पंजीकरण आवश्यक है इन मामलों में बनाए गए कर्मियों पर दस्तावेजों की संरचना में कई अलग-अलग प्रकार के कागजात, नियम और व्यक्तिगत डेटा शामिल हैं

नियोक्ता न केवल कर्मियों के पंजीकरण के लिए दस्तावेजों का संचालन करने के लिए बाध्य है, बल्कि अपने भंडारण को व्यवस्थित करने, संग्रह में स्थानांतरित करने और आवश्यक होने पर, विनाश के लिए बाध्य है। इन सभी कार्यों को वर्तमान कानून का पालन करना चाहिए।

कर्मियों पर दस्तावेजों की संरचना में क्या शामिल है

संबंधित पत्रों में कर्मचारियों के आंदोलन के सभी चरणों परिलक्षित होना चाहिए। कार्मिकों के आंदोलन को दर्शाती है कर्मियों दस्तावेजों की संरचना में निम्नलिखित शामिल हैं:

• खोज और भर्ती से संबंधित दस्तावेज;
• कर्मचारियों की मौजूदा गतिविधियों को दर्शाती दस्तावेज;
• श्रमिक प्रक्रिया और कर्मियों के संबंधों को विनियमित करने के लिए सामान्य कार्य;
• कर्मियों के लिए विभिन्न आदेश, दोनों एक सामान्य रूप में जारी किए गए, और एकीकृत;
• दस्तावेज जिसमें कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी शामिल है;
• कर्मियों पर अभिलेख दस्तावेज;
• व्यक्तिगत लेखांकन दस्तावेज और प्रश्नावली;
• कर्मियों पर अन्य प्रकार के दस्तावेज ।

कर्मियों पर दस्तावेजों के पंजीकरण के नियम

कर्मियों के कर्मचारी और एंटरप्राइज की सेक्रेटरील सर्विस को कानून की आवश्यकताओं के अनुसार निजी दस्तावेजों को जारी करने की आवश्यकता के बारे में याद रखना चाहिए। एंटरप्राइज के नियामक अधिनियमितों में निर्धारित नियम उच्च आदेशों का खंडन नहीं करना चाहिए।

उद्यम के कर्मियों पर दस्तावेजों का सही निष्पादन संबंधित अनुदेश में दर्शाया गया है। इसमें उदाहरणों और संदर्भों के साथ कर्मचारियों के साथ कागज के काम पर फिक्सिंग के सभी बारीकियों को इंगित किया जाना चाहिए। यह प्रामाणिक अधिनियम संगठन के प्रबंधन द्वारा जारी और अनुमोदित है और एक अनिश्चित प्रकृति का है।

व्यक्तिगत दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक और कागज के रूप में दोनों में जारी किया जा सकता है। अगर पाठ को हाथ से लिखा जाता है, तो यह लिखावट की सटीकता की निगरानी करना आवश्यक है और ब्लोट्स बनाने की कोशिश न करें। किसी भी सही त्रुटि संगठन के टिकट द्वारा पुष्टि की जानी चाहिए और प्रबंधक के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए।

कर्मियों के पंजीकरण के दस्तावेजों में अक्सर गुप्त प्रकृति होती है, क्योंकि उनके पास कानून द्वारा संरक्षित व्यक्तिगत जानकारी होती है। उनके साथ काम करने के लिए केवल विशेषज्ञों का कड़ाई से परिभाषित सर्कल की अनुमति है।

कर्मियों के लिए आदेश

कर्मियों की सेवा के दस्तावेजों में, दो प्रकार के आदेश एकरेखित होते हैं:

• मुख्य गतिविधि पर उद्यम के आदेश, लेकिन कर्मचारियों के काम से संबंधित;
• फर्म के कर्मचारियों के लिए आदेश

वे पंजीकरण के तरीके, अनुमोदन, हस्ताक्षर और प्रकाशन के आदेश में भिन्न हैं। इसके अलावा, कर्मियों के विभाग अक्सर व्यक्तिगत आदेशों के साथ काम करते हैं। वे वहां भी संग्रहीत होते हैं, अलग-अलग दस्तावेजों से। इस तरह के आदेश संगठन के कर्मियों पर दस्तावेजों में शामिल किए गए हैं।

अधिकांश व्यक्तिगत आदेश एकीकृत फ़ॉर्म हैं इस तरह के रूपों के साथ काम करने की सुविधा का मतलब है फर्म के लिए उनकी एकता। हालांकि, मानकीकृत रूपों का अनिवार्य उपयोग केवल राज्य संरचनाओं और बजट संगठनों के लिए निर्धारित है। किसी अन्य प्रकार के स्वामित्व वाले उद्यम इन नियमों का पालन नहीं कर सकते हैं

व्यक्तिगत आदेशों के तहत, निम्न में सबसे अधिक बार सामना किया जाता है:

• प्रवेश और बर्खास्तगी के लिए आदेश:
• स्थानांतरण और हस्तांतरण के लिए आदेश;
• यात्रा आदेश;
• सभी प्रकार की छुट्टी के लिए आदेश;
• प्रमाणन, प्रशिक्षण और व्यावसायिक विकास आदि पर सामान्य कार्य।

कर्मियों पर कोई भी आदेश कर्मचारी के ध्यान में लाया जाता है जिसे वह चिंतित करता है। यदि कर्मचारी किसी भी कारण दस्तावेज़ को हस्ताक्षर नहीं करता है, तो एक अधिनियम इस बारे में तैयार किया गया है ।

सभी व्यक्तिगत आदेशों को विशेष पत्रिका में अनिवार्य पंजीकरण करना होगा। इसी समय, उन्हें एक संख्या सौंपी जाती है जो इंगित करती है कि वे अपने निष्पादन के लिए पंजीकृत और निगरानी की जाती हैं। ऑर्डर की एक प्रति जरूरी एक व्यक्तिगत फाइल से जुड़ी है, मूल दस्तावेज अलग-अलग एक वर्ष के लिए रखा जाता है, जिसके बाद इसे या तो संग्रह में भेज दिया जाता है या नष्ट कर दिया जाता है।

कर्मियों पर उद्यम के दस्तावेज

प्रत्येक संगठन में, स्वामित्व और अन्य विशेषताओं के आधार पर उद्यम के कर्मियों पर विभिन्न दस्तावेज बनाए जाएंगे। कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन के निर्देशों में उनकी सूची दी जानी चाहिए।

अक्सर यह है:

• स्टाफ शेड्यूल;
• पदों की सूची;
• श्रम किताबें और रिकार्ड रिकॉर्ड्स के रिकार्ड बुक;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां;
• व्यक्तिगत रिकॉर्ड और कर्मियों की व्यक्तिगत फाइलों के दस्तावेज;
• आधिकारिक और अन्य निर्देश और कर्मचारियों के श्रम अनुबंध;
• प्राथमिक व्यवसाय के संबंध में उद्यम के कर्मचारियों के विषय में आदेश या आदेश;
• साक्ष्य आयोग के काम पर दस्तावेज;
• प्रशिक्षण और प्रशिक्षण के लिए दिशा-निर्देश और अन्य दस्तावेज;
• छुट्टियों, स्थानान्तरण और व्यापार यात्रा पर दस्तावेज;
• कर्मियों पर विभिन्न आदेश या आदेश;
• कर्मचारियों, नोट्स, बयान और नौकरी का विवरण, आदि

प्रत्येक फर्म स्वतंत्र रूप से कर्मियों के लिए आवश्यक प्रकार के दस्तावेजों को निर्धारित करता है, साथ ही साथ वे जिस तरह से बनाए गए और संग्रहीत हैं

व्यक्तिगत फ़ाइल का पंजीकरण

कर्मचारी के बारे में सबसे महत्वपूर्ण और पूर्ण जानकारी उसकी व्यक्तिगत फाइल में दर्ज की गई है। दस्तावेज़ों की संरचना और उनके अधिग्रहण की विशेषताओं को प्रत्येक संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से निर्धारित किया जाता है और प्रामाणिक दस्तावेज़ में निर्धारित किया जाना चाहिए। समूह द्वारा सीधे और रिवर्स ऑर्डर या फॉर्म दोनों में कागजात की प्रतियां फ़ाइल करना संभव है।

निजी मामलों का संगठन के अधिकांश श्रमिकों पर, और विशेष रूप से नेताओं और अग्रणी विशेषज्ञों पर दोनों आयोजित किया जा सकता है। हालांकि, व्यवहार में, ज्यादातर संगठन किसी भी कर्मचारी के बारे में दस्तावेज़ों और अन्य सूचनाओं का एक समूह बनाना पसंद करते हैं, उनकी स्थिति और स्थिति के बावजूद।

कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में भंडार के लिए दस्तावेजों की श्रेणियां और उनकी प्रतियां:

• एक प्रश्नावली या एक व्यक्तिगत पत्रक बुनियादी जीवनी जानकारी को जोड़ती है;
• पहचान दस्तावेजों की प्रतियां और शिक्षा और योग्यता की पुष्टि - पासपोर्ट, डिप्लोमा, प्रमाण पत्र और प्रमाण पत्र;
• कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति;
• प्रवेश, हस्तांतरण और अन्य के लिए आवेदन;
• कर्मचारी के लिए सभी आदेशों की प्रतियां;
• रोजगार अनुबंध की एक प्रति;
• अन्य निजी दस्तावेज़

प्रत्येक कर्मचारी के पास एक अलग फ़ोल्डर होता है जिसमें सूचीबद्ध दस्तावेज़ और उनकी प्रतियां दायर की जाती हैं। व्यक्तिगत फ़ाइलों को अन्य कर्मियों के दस्तावेजों से अलग से संग्रहित किया जाता है। वे व्यक्तिगत डेटा होते हैं, और इसलिए अनधिकृत व्यक्तियों तक पहुंच योग्य नहीं होना चाहिए।

व्यक्तिगत कार्ड: आवेदन कैसे करें?

स्वामित्व के फार्म की परवाह किए बिना कर्मचारी की एकीकृत व्यक्तिगत कार्ड सभी कंपनियों के लिए अनिवार्य है। संगठन के श्रमिकों के खाते के लिए यह मूल दस्तावेज है।

व्यक्तिगत कार्ड में कर्मचारी के बारे में सभी बुनियादी जानकारी शामिल हैं इसे आम तौर पर हाथ से भरें, लेकिन तकनीक की मदद से प्राथमिक जानकारी बनाने के लिए अनुमत है एक व्यक्तिगत कार्ड को संगठन में काम करने के लिए हर समय रखा जाता है। अनुभाग भरने पर यह एक सम्मिलित प्रिंट और पेस्ट करना माना जाता है।

जब एक व्यक्तिगत कार्ड पूरा करते हैं, तो लिंक कोड पर ध्यान दें वे उन तालिकाओं के अधिकार के लिए संकेत दिए जाते हैं, जिसमें जानकारी एकीकृत है इन वर्गों की जानकारी को क्लासिफायर और अन्य प्रामाणिक दस्तावेजों का पालन करना चाहिए।

व्यक्तिगत कार्ड अन्य व्यक्तिगत दस्तावेजों से एक सुरक्षित या एक लॉक के साथ एक धातु लॉकर में अलग से संग्रहीत किया जाएगा। इस दस्तावेज़ में व्यक्तिगत जानकारी है और सख्त लेखांकन के अधीन है। जब कर्मचारी को निकाल दिया जाता है, तो एक उचित प्रवेश किया जाता है और अभिलेखीय भंडारण के लिए व्यक्तिगत कार्ड संसाधित होता है।

कार्यपुस्तिका: पंजीकरण और संग्रहण

एक कार्यपुस्तिका एक दस्तावेज है जो कार्य अनुभव, सेवा की लंबाई और किसी कर्मचारी की स्थिति की पुष्टि करता है। इसका प्रबंधन सभी के लिए अनिवार्य है। यह काम की शुरुआत में शुरू किया गया है और फिर सेवानिवृत्ति तक एक व्यक्ति के साथ।

रिक्त रूपों को खरीदने और श्रम की पुस्तकों के सम्मिलित करने का दायित्व संगठन के लेखांकन विभाग के साथ है। इसके कर्मचारियों को उन्हें सुरक्षित में रखकर उन्हें मांग पर कार्मिक विभाग के लिए जारी किया गया है। यह उचित अकाउंट बुक में किया जाता है श्रमिकों के फॉर्मों को स्वीकार करने और अज्ञात मूल की श्रमिक पुस्तकों के स्वच्छ लाइनर्स को प्रशासन को अनुशंसित नहीं किया जाता है।

कार्यपुस्तिका हमेशा हस्तलिखित है। रिकॉर्ड्स नीली स्याही के साथ एक बॉलपेप पेन के साथ बनाई जाती हैं। यदि कोई त्रुटि थी, तो उसे प्रशासन के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर से सही और पुष्टि करनी होगी । सभी प्रविष्टियों को कानून और निर्देशों का पालन करना चाहिए।

श्रमिका पुस्तकों को अलग-अलग दस्तावेजों से अलग रखें, सुरक्षित में उन्हें कर्मचारियों और विशेषकर तीसरे पक्षों को देने के लिए मना किया जाता है यदि किसी संगठन के कर्मचारी को इस दस्तावेज़ में रिकॉर्ड के बारे में जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो सभी पृष्ठों की एक प्रतिलिपि बनाई जाती है, फिर वे सिले होते हैं, और प्रत्येक पृष्ठ को सील कर दिया जाता है। बर्खास्त होने पर, कार्यपुस्तिका उसी दिन कर्मचारी को सौंपी जाती है।

निजी दस्तावेजों का ऑनलाइन संग्रहण

कर्मियों के लिए दस्तावेजों का उचित भंडारण कर्मियों के कर्मियों के मुख्य कर्तव्यों में से एक है। उनमें निहित जानकारी, व्यक्तिगत की श्रेणी और प्रकटीकरण के अधीन नहीं होती है। इसके अलावा, ऐसे दस्तावेजों को संग्रहीत और संसाधित करने के लिए विशेष परिस्थितियों का पालन करना चाहिए।

भविष्य के कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करने की एक लिखित अनुमति अनिवार्य रूप से ली जाती है। इस दस्तावेज़ की एक प्रति एक व्यक्तिगत फ़ाइल में या एक अलग फ़ोल्डर में दर्ज की गई है।

व्यक्तिगत डेटा से संबंधित सभी दस्तावेज सामान्य कागजात से अलगाव में रखा जाना चाहिए। उन तक पहुंच केवल एचआर विशेषज्ञों और संगठन के पहले प्रमुख के लिए है। तीसरे पक्षों और संगठनों के लिए, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का खुलासा करने के लिए कड़ाई से मना किया जाता है अपवाद न्यायिक और अभियोग प्राधिकरण द्वारा किया गया है, जिसने एक आधिकारिक दस्तावेज अनुरोध को संबोधित किया।

व्यक्तिगत दस्तावेजों के भंडारण के लिए मामलों के एक अलग नामकरण का गठन दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर्स और बॉक्स लॉकबल कैबिनेट में रखे जाते हैं। उन्हें प्रत्यक्ष सूर्य के प्रकाश और उच्च तापमान से अलग करना वांछनीय है। बड़ी संख्या में दस्तावेजों के लिए, एक विशेष कमरे को आवंटित करने की सलाह दी जाती है।

व्यक्तिगत फाइलें, प्रश्नावली और व्यक्तिगत कार्ड को ऑन-लाइन में संग्रहित किया जाता है जब तक संगठन किसी विशिष्ट कर्मचारी के साथ सहयोग नहीं करे। बर्खास्तगी के बाद, उन्हें संग्रह संग्रहण पर भेजा जाता है।

कर्मियों के लिए आदेश जारी किए जाने के एक साल बाद रखा जाता है। रद्द किए जाने तक आधिकारिक और अन्य निर्देश असीमित हैं कर्मचारियों के कार्यक्रम, साथ ही छुट्टियों का कार्यक्रम सालाना प्रकाशित होता है और कार्यवाही पूरा होने के एक साल बाद कार्मिक विभाग में या लेखांकन विभाग में जमा होता है।

कर्मियों के दस्तावेजों का संग्रहण संग्रहण

परिचालन भंडारण की अवधि के अंत के बाद, कर्मियों का डेटा कर्मियों द्वारा दस्तावेजों के संग्रह के लिए भेजा जाता है यह संगठन या बाहरी व्यक्ति के उप-विभाजन हो सकता है, जो अक्सर एक राज्य संगठन होता है

दीर्घावधि अभिलेखीय भंडारण के अधीन दस्तावेज़ों की सूची इस प्रकार है:

• व्यक्तिगत फाइलें, प्रश्नावली और सेवानिवृत्त कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• लावारिस श्रम की किताबें और ढीले पत्ते;
• समय सीमा समाप्त भंडारण अवधि के साथ कर्मियों के लिए आदेश और आदेश;
• कर्मियों पर दस्तावेजों की आवाजाही की रिकॉर्डिंग पर पत्रिकाओं;
• स्टाफ शेड्यूल;
• छुट्टियों की अनुसूची;
• अन्य दस्तावेज, जिसमें भंडारण की आवश्यकता है, कानून द्वारा या कमीशन द्वारा प्रदान की जाती है।

संग्रह में दस्तावेज़ मानव संसाधन अधिकारी या सचिव द्वारा जारी किए जाते हैं। संगठन में स्वयं और किसी विशेष संस्था में अनुबंध के तहत मामलों और अन्य कागज़ात को लंबे समय तक स्टोर करना संभव है।

लंबे समय तक भंडारण के लिए फ़ोल्डर में दस्तावेज़ की तारीख से शुरू हो रहे हैं, जल्द से जल्द शुरू आपको कागज की भौतिक सुरक्षा पर बारीकी से नजर रखनी चाहिए और अगर आवश्यक हो, तो प्रतिलिपि बनाना और आश्वस्त करना। मामले की सभी शीट गिने और सिले हैं, जिसके बाद एक सूची संकलित की जाती है।

दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर एक सख्त आदेश में रखा जाना चाहिए। कमरे में खुद को इष्टतम तापमान और कम आर्द्रता बनाए रखने के लिए आवश्यक है, और सीधे सूर्य के प्रकाश से बचने के लिए भी। ठंडे बस्ते को नियमित रूप से धूल से साफ किया जाना चाहिए, और चूजों और अन्य कीटों से निपटने के लिए दस्तावेजों के साथ कमरे।

व्यक्तिगत दस्तावेजों का विनाश

लंबी अवधि के भंडारण के बावजूद, कर्मियों पर दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है। इस प्रक्रिया से पहले विशेष आयोग की बैठक होती है, जो सामूहिक रूप से व्यक्तिगत दस्तावेजों के आगे भाग्य पर निर्णय लेती है।

आयोग के सभी सदस्यों की उपस्थिति में, विनाश हमेशा इन्वेंट्री पर कड़ाई से होता है। पीसने, दबाने और अन्य तरीकों से यह जल, विनाश हो सकता है

व्यक्तिगत दस्तावेजों की संरचना बहुआयामी और विविध है। कर्मियों की सेवाओं और उद्यमों के प्रबंधन के कर्मचारी को पता होना चाहिए कि उन्हें ठीक से पंजीकरण, संग्रह और नष्ट कैसे करना है।