कानून, नियामक अनुपालन
संग्रह कक्ष आवश्यकताओं के। संगठनों अभिलेखागार के बुनियादी नियमों
संग्रह के लिए एक संगठन का एक अलग संरचनात्मक इकाई के रूप में हो या कार्यालय जीवन का एक अभिन्न हिस्सा हो सकता है। यह एक मौजूदा दस्तावेज़ की मात्रा पर निर्भर करता है।
यह कैसे व्यवस्थित करने के लिए
किसी भी व्यवसाय या संगठन के एक संग्रह की आवश्यकता है विशिष्ट उपायों का एक सेट बनाना:
- आप दस्तावेज़ों के भंडारण के लिए उचित भंडारण स्थान का चयन करने के लिए और ठीक से लैस की जरूरत है।
- देखभाल की स्थिति है कि मानक को पूरा बनाने के लिए लिया जाना चाहिए।
- खरीद और संग्रह के लिए आवश्यक उपकरण स्थापित करने के लिए - यह देखने के तकनीकी बिंदु के साथ यह लैस करने के लिए आवश्यक है।
- भंडार सभी आवश्यक दस्तावेजों की संग्रह के संगठन के लिए प्रक्रिया का आयोजन किया जा करने के लिए बाध्य है।
- यह विकसित और यूनिट के नियामक ढांचे द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।
इन उपायों का कार्यान्वयन संग्रह दस्तावेजों की सुरक्षा और उन्हें आवश्यक राज्य में रखते हुए यह सुनिश्चित करता है।
पुरालेखपाल कौन है
और क्या आवश्यकताओं श्रमिकों कि संग्रह और दस्तावेजों के आगे भंडारण के संगठन में लगे हुए किया जाएगा के लिए कर रहे हैं? वे संयुक्त पदों और उनके रक्षक, उदाहरण के लिए, एक सचिव या एक रिसेप्शनिस्ट हो सकता है?
पुरालेखपाल - एक विशेषज्ञ जिसका काम अभिलेखीय गतिविधियों को व्यवस्थित करने के लिए है। दस्तावेजों उसे सौंपा की सुरक्षा के लिए, वह पूरी जिम्मेदारी भालू। उनका काम राज्य अभिलेखागार की संस्था में एक विशिष्ट अनुदेश या यहाँ तक कि (यदि आवश्यक हो) इंटर्नशिप गुजर बिना संभव नहीं है।
अपने कार्यों अन्य कर्मचारी है कि अंशकालिक काम कर रहा है को हस्तांतरित किया जा सकता है। आमतौर पर, पुरालेखपाल जिम्मेदारियों मामले में जहां राशि प्रलेखन के पास जमा पर्याप्त रूप से बड़े है में अलग-अलग कार्यकर्ता को सौंपा है। बड़े संगठनों में, इस उद्देश्य के लिए एक अलग पोस्ट में स्टाफ। इस मामले में, हालांकि, यह आमतौर पर एक नौकरी का विवरण काम पुरालेखपाल को सौंपा के प्रकार का उल्लेख करते और साथ ही अपनी अधिकारों और कर्तव्यों से बना है।
मुख्य बात - प्रक्रिया
मामले एक विशेष रूप से विकसित ग्राफिक्स के अनुसार संग्रह संगठन को प्रेषित किया। उनके ड्राइंग विभागों, जो दस्तावेजों संचारित और पुरालेखपाल द्वारा अनुमोदित होगा में से प्रत्येक के प्रमुखों के साथ सहमति व्यक्त की जानी है। संग्रह में काम कर दस्तावेजों के बाद से ही जमा हो जाती है नहीं, लेकिन यह भी कभी-कभी इस्तेमाल, उनके मुद्दे के नियमों का निर्धारण (यदि लागू हो) अपने संगठन के साथ-साथ बाहरी हितधारकों में आवेदन पत्र प्रस्तुत की।
दस्तावेज़ों के वितरण में पंजीकरण के कुछ किताबों में इसकी प्रशंसा भी की। आवश्यकताओं, आदेश, कार्य करता है पंजीकरण की प्रक्रिया के लिए तीसरे पक्ष प्रक्रियाओं के अस्थायी उपयोग के लिए मामलों के हस्तांतरण पर (दूसरों के बीच इन अभियोजक के कार्यालय और अदालत शामिल हो सकते हैं) कर रहे हैं। अपने स्वयं के कर्मचारियों के एक माह तक का है, और करने के लिए तीन महीने के लिए ऊपर जारी किए गए दस्तावेजों - पार्टी संरचनाओं के प्रतिनिधि।
संगठनों अभिलेखागार के बुनियादी नियमों
संग्रह है, साथ ही किसी भी संरचनात्मक इकाई में कार्य करता है विशेष प्रावधान, प्रबंधन द्वारा अनुमोदित के आधार पर। अपने काम में इसके बारे में कर्मचारियों को अपने स्वयं नौकरी विवरण का पालन। प्रावधानों कंपनी द्वारा अपनाई गई, अभिलेखागार के बुनियादी नियमों (अधिकारों और जिम्मेदारियों और आवश्यक दस्तावेज की संरचना के कार्यात्मक माप की स्थिति) को निर्धारित करता है। इसकी बुनियादी कार्यों तक में शामिल हैं:
- दस्तावेजों के संग्रह के पूरक हैं, जिनमें से रचना विनियम की एक अलग खंड में सूचीबद्ध है।
- सामग्री का रिकॉर्ड रखने और उन्हें सुरक्षित रखने।
- सहायता पाने के उपलब्ध दस्तावेजों के विकास करना।
- आप संग्रह सामग्री में संग्रहीत प्रक्रिया का उपयोग करने देता है।
अपने संगठन के दस्तावेज है कि रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के लिए प्रासंगिक हो सकता है, तो तैयार करने और उन्हें भंडारण राज्य में स्थायी भंडारण के लिए प्रस्तुत संरचनात्मक इकाई के बाहरी समस्याओं में से एक है।
अपनी कार्यक्षमता
संग्रह समारोह व्यवस्थित अपने कार्यों से निकाले जाते हैं। मुख्य लोगों को इस प्रकार हैं:
- अधिग्रहण के लिए अपने स्वयं के स्रोतों, है कि, संगठनों या व्यावसायिक इकाइयों की सूची बनाए रखें।
- एक व्यवस्थित ढंग से उनमें से सुरक्षित रखने के लिए दस्तावेज है।
- खाते में सामग्री ले लो और उनके पूरी सुरक्षा सुनिश्चित।
- बनाने और एक ऑनलाइन सहायता प्रणाली, अभिलेखीय दस्तावेजों से संबंधित को बनाए रखने।
- आचार सूचना सेवा प्रबंधन और संगठन के सभी संरचनात्मक इकाइयों।
- मुद्दा व्यवस्थित करें और, व्यक्तियों और अन्य संगठनों की जरूरतों के अनुसार दस्तावेज के उपयोग करने पर विचार करें और उपयोग की प्रक्रिया का विश्लेषण करने के लिए।
- नागरिक, सामाजिक और कानूनी प्रकृति का अनुरोध करता है के बयानों और सरकारी प्रतिक्रियाओं तैयार करें।
- एक दस्तावेज के मूल्य का परीक्षा पर कार्य निष्पादित कर, नगर निगम या राज्य संग्रह में स्थायी भंडारण के लिए दृश्य के साथ कार्यवाही की ट्रांसफ़र का प्रबंध, (मामले में जब संगठन अभिलेखागार के अधिग्रहण के ऊपर स्रोतों में से एक है)।
- सूत्रों के अधिग्रहण में गठन और संग्रह फ़ाइलों की सत्यता की जाँच करें - दोनों का अपना संरचनात्मक इकाइयों और अन्य संगठनों में।
- व्यापार उद्यम नामकरण रखने पर काम व्यवस्थित करने के लिए।
- प्रत्येक संरचनात्मक उपखंड के प्रलेखन के साथ व्यावहारिक और methodological सहायता प्रदान करें।
- अभिलेखागार और रिकॉर्ड्स प्रबंधन के विकास में भाग लें।
- प्रबंधन दस्तावेज़ से संबंधित पदों में archivists और कर्मचारियों के प्रशिक्षण के उद्देश्य के लिए आयोजित समारोहों में भाग लेने के लिए।
यह जगह कहाँ
अब हमें विचार करना क्या संग्रह कक्ष आवश्यकताओं के वहाँ में है। क्या विचार किया जाना चाहिए का सबसे महत्वपूर्ण, - लकड़ी इमारतों के पुराने चरित्र इमारतों की इमारतों में अनुमति नहीं किसी भी मामले है, जो कच्चे हो सकता है इसे छोड़ दें, न केवल मुख्य कक्ष, लेकिन बेसमेंट के साथ attics, साथ ही इमारतों में, स्टोव हीटिंग है।
एक पूरे के रूप में एक ही संरचना कागजी दस्तावेजों के भंडारण के लिए अनुकूलित है, तो एक संग्रह जरूरी एक अलग कमरे का मतलब है।
निकट भविष्य में अपने संगठन का अपना संग्रह स्थापना की योजना बना रहे हैं, तो यहाँ आप आवश्यकताओं कि तैयारी की प्रक्रिया में विचार किया जाना चाहिए की सूची के साथ खुद को परिचित करने के लिए अवसर है। ध्यान से और सुरक्षित रूप से सभी आवश्यक दस्तावेज स्टोर करने के लिए - तो, संग्रह कक्ष, जिसका मिशन के लिए मुख्य आवश्यकताओं क्या हैं?
क्या आवश्यक है की सूची उपलब्ध कराया जाना
- पुरालेख।
- कक्ष दस्तावेजों के स्वागत, अस्थायी भंडारण और जलवायु-अनुकूलन के लिए बनाया गया है।
- कमरे में जो दस्तावेज इस्तेमाल किया जाएगा।
- कर्मचारियों के लिए ऑपरेटिंग कमरे (या कमरे)।
जब अंतरिक्ष पर्याप्त नहीं है ...
इस मामले में जहां फ़ाइल कक्ष अंतरिक्ष उसके अधीन अपहरण की संभावना की अनुमति नहीं है में कई कमरे समर्पित एक अंतरिक्ष विभाजन द्वारा अलग क्षेत्रों में विभाजित किया जाना चाहिए। बुनियादी आवश्यकता है, जो सख्ती से इस मामले में पालन किया जाना है - एक से अलग दस्तावेजों के एक और भंडारण स्थान है और उनके साथ काम करते हैं।
एक अलग कमरे या विशेष रूप से निर्मित और एक बैकअप के रूप में इस्तेमाल एक दस्तावेज़ भंडारण इमारत के रूप में रूपांतरित एक, आवश्यक है आग की संभावना के मामले में एक जोखिम ले जाने वस्तुओं से हट सकते हैं। एक उदाहरण के रूप में उल्लेख किया जा सकता कार पार्क, गैरेज और पेट्रोल स्टेशनों रहे हैं। भवन या परिसर संग्रह करने के लिए करीब निकटता में वस्तुओं है कि वायु प्रदूषण के स्रोतों के रूप में काम नहीं होना चाहिए।
आदर्श रूप में, फ़ाइलें हमेशा एक अलग, इस इमारत के लिए सभी आवश्यक नियमों और विनियमों के साथ बनाया के लिए केवल निर्दिष्ट में रखा जाना चाहिए। लेकिन, दुर्भाग्य से, वास्तविकता अपनी शर्तों हुक्म है, और अधिकांश संगठनों में, दस्तावेज, पहले से ही विद्यमान सुविधाओं में संग्रहीत बदला है और इस उद्देश्य के लिए अनुकूलित कर रहे हैं।
सही बात करने के लिए कि
इमारतों और संग्रह के परिसर के लिए नियामक आवश्यकताओं से परिचित। वे इस प्रकार हैं:
- इमारत है, जो भंडारण के भविष्य के लिए माना जाता है प्रशासनिक की संख्या का उल्लेख करने की आवश्यकता है। यह सख्ती संग्रह जहां ज्वलनशील पदार्थों और आक्रामक की श्रेणी से खानपान सेवाओं, खाद्य गोदामों, दुकानों कर रहे हैं, साथ ही प्रासंगिक रासायनिक प्रौद्योगिकी लागू किया जगह निषिद्ध है।
- निकाले गए एक unheated कमरे में रखने और जहां स्वच्छता आवश्यकताओं का अनुपालन नहीं किया। जैसा कि ऊपर उल्लेख जीर्णता अभिलेखागार इमारत की unacceptability पर।
- यह संग्रह कमरे के लिए आग आवश्यकताओं का अनुपालन करने में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। संभव आग के लिए अपने सुरक्षा - प्रलेखन के सुरक्षित भंडारण के मुख्य शर्तों में से एक। जनवरी 2009 में, रूस के संस्कृति मंत्रालय के एक आदेश नंबर 3 नियामक आवश्यकताओं रूस सरकार और नगर निगम के अभिलेखागार के अग्नि सुरक्षा के विशेष नियम में निर्धारित की एक श्रृंखला को अपनाया जारी किए हैं। दस्तावेज़ भंडारण के लिए आवश्यक नियमों के उपकरण अवश्य पालन किए जाने वाले है।
- भवन की डिजाइन बाढ़ का असंभव सुनिश्चित करने के लिए है। कमरे में एक आपातकालीन निकास के लिए आवश्यक है। किसी भी मामले में यह माध्यम से मुख्य पाइप (जल-असर या गैस) पारित करेगा।
यह तहखाने में नियुक्ति फाइल करने के लिए संभव है?
यह तहखाने कमरे, ऊपरी मंजिल या इस तरह के अटारी अंतरिक्ष के रूप में परिवर्तन में अभिलेखीय भंडारण की नियुक्ति अनुशंसित नहीं है।
आपात स्थितियों में इस नियम के अपवाद भी हो सकते हैं। वे जब सूखी और अच्छी तरह से गरम किया जाता तहखाने, यांत्रिक वेंटीलेशन के साथ सुसज्जित, सक्षम एक या दो घंटे ट्रिपल breathability के लिए प्रदान करने के लिए स्वीकार कर रहे हैं। मचान या अटारी के लिए पुरालेख तभी संभव है कि उचित तापमान और आर्द्रता की स्थिति प्रदान की जाती है।
परिसर के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण आवश्यकता तारों उपकरण के संबंध में संग्रहीत करें। यह हवा बंद सॉकेट के साथ बंद हो के लिए बाध्य है। पोर्टेबल बिजली के उपकरणों का तार रबर इन्सुलेशन के साथ प्रदान की जाती हैं। घर के अंदर नहीं रखा जाना चाहिए या फर्श सर्किट ब्रेकर के आम भंडारण।
चयनित गैर-ठोकरें और अभिलेखीय खजाने पूरा करने के लिए निर्माण सामग्री के रूप में गैर संक्षारक सामग्री। शमन प्रणाली तटस्थ के साधन, दस्तावेज़ों के लिए तिजोरी से सुसज्जित किया जाना चाहिए। यह दुकान में आग का उपयोग करने के लिए अनुमति नहीं है, हीटर या जगह विदेशी वस्तुओं में शामिल हैं।
संक्षेप में
संग्रह के कमरे में सब से ऊपर आवश्यकताओं के अनुपालन में चयनित क्षेत्र में कमी के बाद, उपयुक्तता या उपयोग के लिए unsuitability पर अंतिम निर्णय ले। संभव स्वच्छता और महामारी विज्ञान स्टेशन और राज्य आग पर्यवेक्षण की जाँच के बाद ऐसा निर्णय ले सकते हैं। संग्रह जहाँ भी केवल विस्तृत जांच की प्रक्रिया के बाद निर्धारित है रखा जा सकता है।
इसका उद्देश्य - आग कक्ष स्पष्ट करने के लिए और निर्धारित उचित स्तर,, प्रमुख संरचनात्मक स्थायित्व का निरीक्षण संभावित लोड (संग्रह के लिए उपकरण और संग्रहीत दस्तावेज़ों के वजन) की गणना में फर्श के बीच ओवरलैप की ताकत सुनिश्चित करने, उपलब्धता और वेंटिलेशन और हीटिंग सिस्टम की वर्तमान स्थिति की जांच करने के लिए।
संगठन (आमतौर पर भविष्य संग्रह के कर्मचारियों) के प्रतिनिधियों, और कर्मचारियों को सभी प्रासंगिक सेवाओं के रूप में शामिल लेखा परीक्षा में - आदि .. भवन, आग, सुरक्षा, परीक्षा के परिणाम अंतिम अधिनियम की तैयारी में परिलक्षित होते हैं।
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