अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन संगठन: GOST, निर्देश, दस्तावेज, नियम। अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए दिशानिर्देश

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन नियमों के कागजात और कंपनी की वर्तमान गतिविधियों में शामिल नहीं सामग्री के साथ काम करने के लिए महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में होते हैं। वे वर्तमान के अनुसार तैयार की कर रहे हैं विनियामक ढांचे, विनियामक गुंजाइश प्रसंस्करण, संकलन और सूचना के भंडारण। कुंजी अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए सेट स्टैंडर्ड के ढांचे में प्रयुक्त शब्दों। जब प्रौद्योगिकी और उन्नत सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग में खाता प्रगति में उन्हें मसौदा तैयार। अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन के आधार को आगे विचार करें।

घटना

दिशानिर्देश अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए सरकारी एजेंसियों पर लागू होते हैं। उन्होंने यह भी काम के कुछ प्रकार में लगे व्यवसायों के लिए आवश्यक हैं। विशेष रूप से, नियमों विवरण, पंजीकरण, संरक्षण और रूसी संघ के अभिलेखीय निधि के दस्तावेजों के उपयोग के भाग में लागू होते हैं, राज्य संपत्ति के रूप में भेजा।

उद्यमों के उप विभाजन, फिल्म, फोनोग्राफिक, वीडियो, तस्वीरें, नक्शे, विज्ञान और प्रौद्योगिकी, टेलीमेटरी सूचना प्रावधानों योजना और रिपोर्टिंग में निर्धारित द्वारा शासित साथ काम करना।

कर्तव्य और (1994 और 1998 से) अभिलेखागार आरएफ वायुसेना के दस्तावेजों के अस्थायी भंडारण के लिए (1993 से) क्षेत्रीय कानूनों का आधार प्रदान करता है में संगठनों, स्थिति बनाने के लिए सही है। नियामक ढांचे क्षेत्रीय महत्व के कानूनी कृत्यों के रूप में। माना जाता है नियम दस्तावेजों पर लागू नहीं हैं, काम है कि संघीय कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता 5485-1 № और राष्ट्रपति डिक्री 1995/11/30 से 1203 №,

समापन

यह उद्यम इकाइयों के दस्तावेजी आधार का एक व्यवस्थित पुनःपूर्ति है। चुनने का निर्धारण करने में शामिल हैं:

1. सूत्रों का कहना है।
2. सामग्री की संरचना प्राप्त किया जाना है।

इस गतिविधि के हिस्से के रूप में भी संग्रह करने के लिए दस्तावेजों का सीधा हस्तांतरण किया जाता है। सूत्रों के रूप में कर रहे हैं:

1. उद्यम इकाइयों।
2. शारीरिक व्यक्तियों।
3. अधीनस्थ संरचना।

सामग्री की संरचना

अभिलेखीय रिकॉर्ड के लिए प्रबंधन शिक्षा सेट है कि अधिग्रहण अस्थायी रूप से (10 साल) के मामलों और स्थायी भंडारण किया जाता है। इसके अलावा कर्मचारियों के बारे में जानकारी का सारांश है। ऐसे मामलों में जहां 10 साल से कम की शैल्फ जीवन, एक नियम के रूप, अभिलेखागार स्थानांतरित नहीं कर रहे हैं। वे उद्यम के प्रासंगिक भागों में शामिल हैं। ऐसी बातों के शैल्फ जीवन के अंत में नष्ट हो रहे हैं। व्यक्तिगत चरित्र का विवरण स्वामी के अनुरोध पर प्रेषित कर रहे हैं। बाद में, वे स्थायी सामग्री के लिए राज्य अभिलेखागार के लिए भेजा जाता है। हस्तांतरण भी सामग्री उद्यम अग्रदूत और नष्ट अधीनस्थ संरचनाओं होगा।

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन और नामकरण

प्राधिकृत कर्मचारियों उद्यम सूचना सामग्री के साथ काम प्रदर्शन, मामलों का एक व्यवस्थित सूची बनाते हैं। उन्होंने nomenklatura कहा जाता है। अपने गठन पर इंगित करता है की शैल्फ जीवन सामग्री। अभिलेखीय रिकॉर्ड के लिए प्रबंधन के मैनुअल पर नजर रखने और नामावली के प्रारूप तैयार करने में सेवा के प्रावधान की सुविधा के लिए अधिकृत विभाजन का प्रावधान है। सिस्टमैटिक सूची स्थायी और अस्थायी (10 वर्ष) भंडारण की जानकारी सामग्री की सूची के गठन के लिए आधार के रूप में कार्य करता है। नामकरण भी एक प्रमुख लेखांकन दस्तावेज है। यह अस्थायी भंडारण के मामलों, कम से कम 10 वर्ष की अवधि के सहित के पंजीकरण के लिए प्रयोग किया जाता है। स्थापित नामकरण व्यवस्थापन योजना जब प्रदर्शन कार्ड फ़ाइल में कार्य करता है के विकास में इस्तेमाल किया जा सकता है।

वर्गीकरण

अभिलेखीय रिकॉर्ड रखते हुए प्रबंधन नामकरण के तीन प्रकार पर किया जाता है:

1. ठेठ।
2. अनुकरणीय।
3. अलग-अलग (एक विशेष कंपनी के लिए)।

पहले इसी तरह के संस्थानों में उत्पन्न सामग्री की संरचना निर्धारित करता है। स्टैंडर्ड नामकरण एक नियामक दस्तावेज़ माना जाता है। लगभग व्यवस्थापन उद्यमों कि अपनी कार्रवाई के अंतर्गत आते हैं, सूचकांक का संकेत के लिए जानकारी सामग्री की अनुमानित रचना निर्धारित करता है। यह एक सिफारिशी चरित्र है। व्यवस्थापन के इन प्रकार के एक व्यक्ति रेंज के गठन में इस्तेमाल किया है और बदलाव के बिना इसे में स्थानांतरित कर दिया।

तैयारी विशेषताएं

अभिलेखीय उद्यम रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए दस्तावेजों संरचनात्मक इकाइयों के नामकरण के अनुसार निर्धारित प्रपत्र में व्यवस्थित। उत्तरार्द्ध सहमति और नेताओं द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए।

उद्यम के नामकरण सामान्य रूप में किया जाता है। यह संग्रह के सिर या प्रभारी व्यक्ति, सेवा के प्रावधान के सिर या किसी प्राधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए द्वारा आद्याक्षरित है। नामकरण विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, और फिर कंपनी के निदेशक द्वारा मंजूरी दे दी। इन प्रक्रियाओं से बाहर ले जाने के बाद उद्यम के संरचनात्मक डिवीजनों के प्रमुखों प्रासंगिक वर्गों के एक उद्धरण प्रदान की है।

आने वाले वर्ष वर्तमान अवधि की अंतिम तिमाही में गठन के लिए नामकरण। हारमोनाइजेशन 5 साल में किया जाता है कम से कम 1 समय। आप संरचना और उद्यम के काम करता है, एक नया नामकरण को बदलते हैं।

मामलों के संकलन के लिए प्रक्रिया

गठन समूह कहा जाता नामकरण के अनुसार प्रदर्शन किया कार्य करता। अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन संगठन फ़ोल्डर का नाम के अनुसार सूचना के व्यवस्थापन भी शामिल है। डुप्लिकेट कॉपी और ड्राफ्ट के समूहीकरण अनुमति नहीं है। अपवाद उच्च मूल्य वाहन हैं। एक कागज फ़ोल्डर में रखा नहीं किया जाना चाहिए वापस करने।

को बनाए रखने के अभिलेखीय रिकॉर्ड रखने के लिए एक केंद्रीकृत हैंडलिंग सामग्री सेवा की जानकारी प्रावधान में प्रदर्शन किया, और एक विकेन्द्रीकृत पर है - दोनों संरचनात्मक इकाइयों, और इसके बाद के संस्करण विभाजन। समूहीकरण व्यक्तियों भंडारण मीडिया की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार की प्रत्यक्ष निगरानी में किया जाता है। यदि आवश्यक हो, राज्य अभिलेखागार के शामिल कर्मचारियों हो सकता है।

महत्वपूर्ण आवश्यकताओं

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार किया जाता है। साथ फ़ोल्डर बनाने में जानकारी वाहक निम्न आवश्यकताओं को पूरा करने की जरूरत है:

1. अस्थायी और स्थायी भंडारण के लिए सामग्री को अलग से वर्गीकृत किया है।
2. फ़ोल्डर एक प्रतिलिपि में शामिल किया गया है कागज के प्रत्येक।
3. फ़ोल्डर एक कैलेंडर वर्ष के लिए वर्तमान सामग्री होना चाहिए। इस विनियमन के, तथापि, वहाँ अपवाद हैं। इनमें शामिल हैं:

• व्यक्तिगत फ़ाइलों, जो प्रासंगिक कर्मचारी की पूरी अवधि के ऊपर बने हुए कर रहे हैं;
• सामग्री और उन लोगों के साथ निर्वाचित स्थायी समितियों, उप समूहों, दीक्षांत समारोह की अवधि में regimented के ढांचे;
• कागज शैक्षिक संस्थानों, मार डाला और एक स्कूल वर्ष में वर्गीकृत किया;
• नाटकीय सामग्री, मौसम की गतिविधियों की विशेषताओं;
• इतिहास, और इतने पर।

फ़ोल्डर 4 से अधिक नहीं सेमी की मोटाई कम से कम से कम 250 चादरें होना चाहिए।

प्रशासनिक कृत्यों का समूहन

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन सूचना वाहक के विभिन्न प्रकार के व्यवस्थापन की आवश्यकता है। विशेषता और प्रशासनिक गतिविधियों सहित ये। वे प्रकार और अनुप्रयोगों के कालक्रम के अनुसार वर्गीकृत किया है:

1. नियामक कृत्यों द्वारा अनुमोदित विधियों के प्रावधानों, उपभवन के रूप में कार्य। वे एक साथ बांटा जाता है। प्रावधानों, नियमों, विधियों अलग कृत्यों के रूप में अनुमोदित किया गया है, उन्हें अलग-अलग मामलों में व्यवस्थित।
2. आदेश और उनके कार्यान्वयन के लिए उच्च संरचनाओं के निर्णय उद्यम के क्षेत्रों से वर्गीकृत किया है।
3. आदेश कर्मियों से संबंधित, अवधारण अवधि के अनुसार व्यवस्थित। जानकारी सामग्री कंपनी के विभिन्न पक्षों पर समीचीन कार्य करता है, समूह अलग से की एक बड़ी मात्रा के साथ।
4. गतिविधि के प्रमुख क्षेत्रों में आदेश कर्मचारियों पर कार्य करता है से अलग से व्यवस्थित कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन के आदेश एक ही फ़ोल्डर में शामिल किया गया है, और विभाजन जिम्मेदार के सिर की नियुक्ति - दूसरे के लिए।
5. स्वीकृत सीमा, रिपोर्ट, अनुमान, अलग-अलग उल्लेख सूचियों, योजनाओं और इतने पर। उन्हें परियोजनाओं से अलग से वर्गीकृत किया।
6. व्यक्तिगत फ़ाइलों में दस्तावेजों की जगह क्रम में वे प्राप्त कर रहे हैं में किया जाता है।
7. चेहरे कर्मचारी वेतन बिल अलग फ़ोल्डर में व्यवस्थित। वे वर्णमाला के क्रम में व्यवस्थित कर रहे हैं।
8. शिकायतें, सुझाव, नागरिकों की कंपनी की गतिविधियों के विषय में शिकायतों, उनके विचार और कार्यान्वयन के रिकॉर्ड अलग से व्यक्तिगत मामलों के लिए व्यक्तियों की शिकायतों से वर्गीकृत किया है।
9. पत्राचार के वर्गीकरण आम तौर पर कालानुक्रमिक क्रम में एक कैलेंडर की अवधि में किया जाता है। इस मामले में, सवालों के जवाब के बाद रखा जाता है। एक विशेष विषय है, जो पिछले वर्ष में शुरू हुआ पर पत्राचार के नवीकरण के मामले में, दस्तावेजों वर्तमान अवधि के फ़ोल्डर में शामिल थे। इस मामले में पिछले वर्ष के सूचकांक इंगित करता है।

सुरक्षित रखने के लिए स्वीकार कर लिया जानकारी वाहक बनाना

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन कागजी दस्तावेजों के साथ काम करने, संरचनात्मक इकाइयों के लिए आवश्यकताओं की संख्या प्रदान करता है। बनाना वाहक आंशिक या पूर्ण हो सकता है। यह भंडारण समय पर निर्भर करता है। पूर्ण पंजीकरण अस्थायी दस्तावेजों (10 साल), एक स्थायी सामग्री, साथ ही कर्मचारियों पर कार्य करता है के संबंध में किया जाता है। यह शामिल है:

1. हार्डकवर / बांधने की मशीन फ़ोल्डर।
2. चादरों की नंबरिंग।
3. पेज गवाह ड्राइंग।
4. आंतरिक सूची का गठन यदि आवश्यक हो तो।
5. के विवरण के लिए समायोजन करने के कवर शीट। वे इतने पर फ़ोल्डरों की पंजीकरण संख्या, चरम दिनांक, और उद्यम के नाम को स्पर्श कर सकते हैं।

कम से कम 10 वर्ष की अवधि के भाग में तैयार सहित अस्थायी भंडारण, के लिए सामग्री। तो, आश्वासन लेबल की नहीं है फ़ोल्डर, नहीं क्रमांकित सूचियों में प्रतिभूतियों की व्यवस्थापन बाहर ले जाने की अनुमति नहीं दी।

बारीकियों

अभिलेखीय रिकॉर्ड प्रबंधन - एक गतिविधि है जो में विशेषज्ञों न केवल सुरक्षा जानकारी वाहक, लेकिन यह भी उनके साथ काम करने जरुरत के अनुसार उसके अवसर प्रदान करते हैं। इस उद्देश्य के लिए कार्य करता है फ़ोल्डर, एक गत्ता कवर में चार पंचर द्वारा दायर बनता है। उन्होंने यह भी सभी कागजात में ग्रंथों, प्रस्तावों, वीजा की तारीखों को पढ़ने की संभावना पर विचार बाध्य करने के लिए अनुमति दी जाती है।

सभी धातु फास्टनर के समूह के लिए तैयारी में निकाल दिए जाते हैं। स्थायी भंडारण और विशेष रूप से महत्वपूर्ण या अस्वरूपित कृत्यों से मिलकर लिए करना सामग्री तार के साथ गेटेड तीन वाल्व फ़ोल्डर में या विशेष बक्से में शामिल हैं।

जब एक निजी प्रकृति के लावारिस दस्तावेजों (काम किताबें, कार्ड, सैन्य कार्ड, आदि) में मौजूद है। वे एक अलग लिफाफे में डाल दिया और सामग्री के अन्य लोगों के दायर कर रहे हैं। फ़ोल्डर के अंत में उपस्थित एक खाली शीट गवाह होना चाहिए। फ़ोल्डर की शुरुआत में आंतरिक सूची के लिए प्रपत्र सिलाई की। सुरक्षा और अरबी अंकों के साथ गिने कागज के प्रत्येक शीट की व्यवस्था की ताकि यह सुनिश्चित करने के लिए। यह नियम पेज पर लागू नहीं होता है, और सूची के लिए गवाह रूपों। संख्या ऊपरी दाएँ कोने में पेंसिल में डाल दिया है।

शीट गवाह

यह क्रम के अनुसार किया जाता है। यह शब्दों और अंकों में शामिल हैं:

1. नंबर के साथ चादरें की संख्या।
2. आंतरिक सूची के पृष्ठों की संख्या।

चादर की गवाह भी विशिष्टता नंबर अनुबंध। विशेष रूप से, यह निर्धारित करने के वहाँ चिपके फोटो, बड़े प्रारूप पृष्ठों, और इतने पर के साथ लिखित चाहे अनुक्रमित, लापता कोड, पृष्ठ संख्या। इसके अलावा, चादर पर, फ़ोल्डर में मुद्रण ब्रोशर की उपस्थिति का संकेत करता है, तो वे मुख्य नंबरिंग में चिह्नित नहीं किया गया है। शीट गवाह संकलक vised। स्थिति और फ़ोल्डरों की संरचना में बाद के परिवर्तन प्रासंगिक कृत्यों के संदर्भ में उस में चिह्नित किया जाना चाहिए। यह एक फ़ोल्डर या उस में दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ का शुद्ध कारोबार का शीर्षक पृष्ठ पर चादर गवाह बनाने के लिए अनुमति नहीं है।

आंतरिक सूची

यह भंडारण और लेखांकन जानकारी सामग्री समय (10 साल) और सतत सामग्री के लिए ही बना है। के रूप में दस्तावेजों की किस्मों द्वारा बनाई व्यवसायों के लिए संकलित आंतरिक सूची, शीर्षक जो की सामग्री का खुलासा नहीं किया गया। प्रपत्र फ़ोल्डर अनुक्रमित, शीर्षक, दिनांक, और पृष्ठ संख्या में हमलों के सीरियल नंबर पर डेटा प्रस्तुत करना चाहिए।

आंतरिक-सूची के लिए संलग्न सारांश रिकॉर्ड। यह आंकड़े और शब्दों में यह में शामिल दस्तावेजों की संख्या है, साथ ही यह गठन शीट की संख्या में कहा गया है। आंतरिक सूची संकलक का समर्थन किया। एक फ़ोल्डर बाध्य या स्टेपल किया जाता है तो प्रपत्र के बिना, संकलित सूची सामने कवर के अंदर से जुड़ी है।

सामग्री की संरचना में परिवर्तन फ़ोल्डर "नोट्स" में परिलक्षित होना चाहिए। विशेष रूप से यह हटाने, कागज प्रतियां के प्रतिस्थापन, एक फ़ोल्डर में अतिरिक्त दस्तावेज सहित को दर्शाता है। एक ही समय में नीचे प्रासंगिक कृत्यों के लिए संदर्भ डाल दिया। यदि आवश्यक हो, चादर आंतरिक सूची का सारांश के नए प्रवेश, साथ ही फ़ोल्डर साक्षी के शिलालेख द्वारा गठित किया जा सकता।