कानून, नियामक अनुपालन
कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्य
अक्सर, विशेष रूप से छोटे संगठनों में, कार्यालय प्रबंधक आमतौर पर सचिव कहा जाता है। यह इतना अधिक ठोस स्थिति है, लेकिन तथ्य यह है कि कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारियों सचिवीय से अलग (हालांकि वे निश्चित रूप से काफी समान है), शायद ही कभी इस मामले में चिंतित किसी को भी लग रहा है।
कर्मचारी की जिम्मेदारी क्या है? सबसे पहले कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारी दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए है। कर्मचारी प्राप्त पत्राचार प्राप्त करता है, यह पंजीकरण करता है, प्राप्तकर्ता संग्रह करने के लिए भेजता है, यदि आवश्यक हो तो भेजता है। उन्होंने यह भी स्वीकार करता है अन्य कर्मचारियों से आवेदन जनरल निदेशक के हस्ताक्षर करने के लिए उन्हें स्थानांतरित करेंगे, उन्हें टिकट का आश्वासन दिया, और फिर वापस देता है। कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों मुद्रण आदेश और उनकी निकासी, भंडारण,, अभिलेखागार और लेखा भेजने निवर्तमान पत्राचार के साथ काम: आंतरिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए है। फैक्स, स्कैनर, फोटोकॉपियर, साथ ही भर्ती और प्रिंट दस्तावेजों को: यदि आवश्यक हो, वह किसी भी कार्यालय के उपकरण के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए। , प्रस्तुतियों के लिए कमरे तैयार करें, बैठक और कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों के भाग के रूप में मेहमानों और ग्राहकों के स्वागत बैठकों के कार्यवृत्त रखते हुए।
अक्सर, कर्मचारी पारंपरिक सचिवीय कर्तव्यों से निपटने के लिए है: आमंत्रित भागीदारों या प्रबंधकों होटल में, कमरों की बुकिंग, एयरलाइन टिकट और ट्रेन टिकट का वितरण। कंपनी और कार्यालय में ही की बारीकियों के आधार पर, प्रबंधक व्यापार वार्ता में अपनी कंपनी का प्रतिनिधि होने, और के कर्तव्यों का पालन कर सकते हैं कर्मियों प्रबंधक: नए कर्मचारियों, प्रोत्साहन और शैक्षिक कार्यक्रमों, डिजाइन का काम के निर्माण के लिए खोज। कभी-कभी वह सूचना तकनीक, नए कार्यक्रमों के विकास की शुरूआत पर केंद्रित है।
कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्य ज्ञान ग्रहण:
- कानूनों और नियमों कि कानूनी, सूचना, व्यापार कंपनियों तय करते हैं।
- प्रबंधन, विपणन, उद्यमिता और व्यापार के मूल तत्व।
- समाजशास्त्र, मनोविज्ञान की नींव, नैतिकता व्यापार संचार की, कर्मचारियों और जनता के साथ काम नहीं किया।
- व्यापार प्रस्तावों, रिपोर्ट, योजना, अनुबंधों और समझौतों ड्राइंग की प्रक्रिया।
- प्रबंधन की आधारशिला, ergonomics और व्यावसायिक स्वास्थ्य की मूल बातें।
इन कार्यों के अलावा, कार्यालय प्रबंधक की जिम्मेदारी भी शामिल है की एक सूची कार्यालय और सॉफ्टवेयर उपभोज्य (कार्यालय सामग्री, कागज और अन्य सामान) चलाने के लिए आवश्यक है, जो कर्मचारियों के काम के लिए आवश्यक हैं। इसके अलावा, वह अपने जारी करने के लिए सुनिश्चित करें, यह निर्धारित प्राप्त करने के लिए कैसे, संगठित करने और आपूर्ति के लिए भुगतान का ट्रैक रखने के इन सामग्रियों का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है। कार्यालय उपकरण के प्रतिस्थापन - एक संचालन चुनौती मरम्मत, उपभोग्य सामग्रियों के समय पर प्रतिस्थापन (जैसे कारतूस के रूप में) के लिए गुरु, जब यह मरम्मत करने के लिए असंभव है: कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों कार्यालय उपकरण, जिसमें शामिल की स्थिति की निगरानी के लिए है।
कंपनी में अपनाया नियमों के आधार पर, और इसका आकार कार्यालय प्रबंधक या वह कॉल और फैक्स लेता है, उन्हें सही व्यक्ति को अग्रेषित करते हैं, फ़ैक्स भेजने और रिंग ग्राहकों और भागीदारों, या सचिवों के काम करते हैं, उनके भाषण की संस्कृति की निगरानी सहित पर्यवेक्षण करते हैं। इसके अलावा कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों में, कार्यालय की स्वच्छता की स्थिति, संगठन नियोजित रखरखाव को नियंत्रित (उदाहरण के लिए, दीपक या सिंक स्विच के प्रतिस्थापन) समस्या निवारण के लिए तकनीकी स्टाफ कॉल करने के लिए है।
सामान्य तौर पर, इस सूची को विस्तृत कर सकते हैं या अनुबंध कार्य के स्थान पर निर्भर करता है। यह भी पर साक्षात्कार के मंच क्या कार्यालय प्रबंधक (कंपनी में कर्मचारी के कर्तव्यों) पूछने के लिए आवश्यक है।
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