आंतरिक का गठन। निजी व्यवसाय कर्मचारी: दस्तावेजों pryadok संदर्भ शेल्फ जीवन

गठन मामलों स्टाफ - एक प्रक्रिया है जो लगभग सभी कंपनियों के लिए अनिवार्य है। रूस में स्थापित नियमों के अनुसार, प्रत्येक नियोक्ता हर कर्मचारी पर डोजियर का एक प्रकार का होना चाहिए। इस दस्तावेज़ को अपने रोजगार के बाद से गुलाम वर्णन करने के लिए सक्षम है। व्यक्तिगत फाइल, न केवल काम पर पाए जाते हैं, लेकिन यह भी, उदाहरण के लिए विश्वविद्यालय में। किसी भी मामले में, इस दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है। यह ठीक से बनाने के लिए आवश्यक है। लेकिन यह कैसे करना है? कुछ मामलों में, जरूरी नहीं कि इस तरह के रिकॉर्ड रखने के? क्या है और क्या एक निजी मामला में रखा जाना नहीं कर सकते कर सकते हैं? समझे यह सब के रूप में ऐसा लगता है के रूप में मुश्किल नहीं है।

व्यक्तिगत फाइल का निर्धारण

निजी कर्मचारी रिकॉर्ड - एक मूल दस्तावेज है, जो एक विशेष फ्रेम के बारे में सभी दस्तावेज़ संग्रहीत करता है। यह दास से संबंधित एक कवर और विशेषता कागजात के होते हैं।

रोजगार की समय सीमा से प्रलेखन इस तरह की स्टार्ट अप करें। और यह कर्मचारी की बर्खास्तगी के लिए ऊपर जाना चाहिए। इसके बाद, मामले भंडारण के लिए संग्रह करने के लिए स्थानांतरित कर रहा है। इस दस्तावेज़ को नष्ट कुछ समय के लिए नहीं हो सकता।

मामलों का गठन - यह बाध्यकारी प्रक्रिया नहीं है। कुछ मामलों में, आप इसे से बचने कर सकते हैं। लेकिन फिर एक विशेष गुलाम बारे में जानकारी इकट्ठा कई समस्याएं खड़ी कर देगा। आमतौर पर, यह प्रक्रिया बड़े संगठनों में किया जाता है। यह एक संपूर्ण डेटाबेस जिसमें जानकारी प्रत्येक दास पर प्रदर्शित होता है बनाया।

अनिवार्य या वैकल्पिक?

यह कहा गया है कि व्यापार के संचालन के कर्मचारियों आवश्यक नहीं है। लेकिन किसी भी स्वाभिमानी कंपनी प्रलेखन इस तरह का है। जब आवश्यक फ़ाइलों के गठन, और जब नहीं?

कानूनी तौर पर इस मामले पर नियम निर्धारित नहीं है। लेकिन व्यवहार में यह पता चला है कि बड़ी कंपनियों के अपने अधीनस्थों के व्यक्तिगत मामलों के लिए फार्म, और छोटे - कोई। यह एक उच्च स्टाफ कारोबार के साथ कंपनियों के लिए बात लेने के लिए सिफारिश की है।

अक्सर, संगठनों व्यक्तिगत फ़ाइलों सभी कर्मचारियों पर है, लेकिन केवल श्रमिकों के विशिष्ट श्रेणियों के लिए नहीं हैं। अक्सर, वे हैं:

• नेताओं;
• डिप्टी नेतृत्व;
• कंपनी में विशेषज्ञों अग्रणी;
• भौतिक वस्तुओं (जैसे, कैशियर) के साथ काम कर रहे कर्मचारियों;
• लोग हैं, जो कैरियर के विकास के लिए अवसर है।

यह आलसी मत बनो करने के लिए और सभी अधीनस्थों पर दस्तावेज़ीकरण इस तरह का संचालन करने के लिए सिफारिश की है। कर्मियों मामलों के गठन की प्रक्रिया इतनी मेहनत याद करने के लिए नहीं है। केवल नहीं फ्रेम के बारे में जानकारी को दर्शाती सभी दस्तावेजों यहाँ संग्रहित किया जा सकता। क्या प्रक्रिया की सुविधाओं में याद किया जाना कर रहे हैं? यहां तक कि नियोक्ता की थोड़ी सी भी उल्लंघन नहीं सबसे अच्छा तरीका हो सकता है। तो अगर आप ध्यान से कार्य का अध्ययन करने के लिए है।

भंडारण

यह कहा गया है कि मातहत के निजी मामलों के बाद भी एक व्यक्ति को छोड़ दिया है, कंपनी के साथ रहते हैं। वे हाथ पर जारी नहीं कर रहे हैं, और विशेष अभिलेखागार में रखा। यह कर्मचारियों के बारे में जानकारी का भी इलेक्ट्रॉनिक भंडारण है। लेकिन कागज पर बातें जगह ले जाना चाहिए।

वहाँ कुछ नियम मालिक के साथ पालन करने के लिए होती है। भंडारण मामलों - लगभग कभी न खत्म होने है प्रक्रिया। आप ढांचा की समाप्ति के बाद 75 साल के लिए इन दस्तावेजों को नष्ट नहीं कर सकते।

यह इस कारण के लिए, कई कंपनियों के भी विभिन्न विषयों के बारे में जानकारी इकट्ठा करने के लिए परेशान नहीं की कोशिश कर रहे है। केवल निगमों की एक छोटी संख्या है, वहाँ 75 से अधिक वर्षों हैं। अक्सर, कंपनियों खोल रहे हैं और बंद कर दिया, और व्यक्तिगत फ़ाइलों को अभिलेखागार में रहते हैं।

फ़ाइल भंडारण आसान बनाने के लिए नियमों की एक किस्म का आविष्कार किया। मुख्य दस्तावेज़ भंडारण में वर्णानुक्रम छँटाई के बाद होता है। इसके अतिरिक्त, यह साल से अभिलेखागार बनाने के लिए सिफारिश की है। यह दृष्टिकोण कर्मचारियों को जो एक निश्चित समय पर कंपनी में कार्यरत हैं के बारे में जानकारी के लिए खोज को सरल बनाएगा।

इस मुद्दे में एक और विशेषता है। समस्या यह है कि निजी बातों में से कुछ कंपनी के अभिलेखागार में स्थायी रूप से जमा हो जाती है है। और वे या तो 10 साल या 100 से अधिक इस नियम संगठन के पतन डोजियर नेताओं, साथ ही सिविल सेवकों के मामले के तहत नष्ट नहीं होते हैं। मातहत, जो पुरस्कार, पदक और खिताब की एक किस्म के बारे में मत भूलना।

पहुंच

अगली बार - इस अध्ययन प्रलेखन के लिए उपयोग का सवाल है। अक्सर कर्मचारियों नियोक्ता के लिए विशेष रूप से इरादा फ़ाइल डेटा पर हैं। और वे कर्मचारियों के थोक पता करने की जरूरत नहीं है।

अक्सर मामले एन्क्रिप्टेड है, उन तक पहुंच ही कंपनी के मुख्य है, साथ ही कर्मियों में है, जो बना रहा है पर है। सरल गुलाम एकत्रित की गई जानकारी को देखने के लिए अनुमति नहीं है।

नियोक्ता कार्मिक मामलों की गोपनीयता की गारंटी है। बंटवारे में इस प्रकार की जानकारी नहीं भेजी गई है। प्रलेखन के अनुरोध प्रतियां आउट होने के दिन में कर्मियों के लिए प्रदान करने पर। कंपनी व्यक्तिगत मामलों के लिए उपलब्ध सुरक्षा जानकारी के लिए गुलाम के लिए जिम्मेदार है।

तुम भी एक बार और सभी के लिए याद रखना चाहिए - डोजियर किसी भी बहाने के तहत दब जारी नहीं किया जाता। कर्मचारी व्यक्तिगत मामलों नहीं लग सकता है, साथ ही उनके प्रत्यर्पण की मांग करने। केवल जब बर्खास्तगी यहां से डेटा का अनुरोध कर सकते हैं। नियोक्ता फ्रेम व्यक्तिगत मामलों में संग्रहीत जानकारी का केवल प्रतियां प्रदान करता है। एक अन्य आवश्यक नहीं है। न तो दास इस दस्तावेज़ एक और निगम या रोजगार से अंतिम बर्खास्तगी में अनुवाद वापस लेने के लिए कोई अधिकार नहीं है। यह कहा गया है - फ़ाइल श्रमिकों 75 साल के लिए प्रत्येक नियोक्ता रहता है। कुछ निश्चित परिस्थितियों में इस समय सीमा बढ़ाई जा सकती है।

व्यक्तिगत मामलों के लिए आवश्यक घटकों

अब यह कैसे इस तरह के प्रलेखन किया जाता है के बारे में थोड़ा। वास्तव में, अधीनस्थ मामलों के गठन के नियमों को कानूनी रूप से स्थापित नहीं कर रहे। और इस मुद्दे कंपनी के प्रबंधन द्वारा हल हो गई है। यह अपने आप को रखने के लिए कौन-सी जानकारी और कैसे फ़ाइलों मातहत व्यवस्थित करने के लिए निर्धारित करता है। इस पूरी गठन की प्रक्रिया की मुख्य समस्या है।

हालांकि, नियमों के चुनाव की परवाह किए बिना, किसी भी मामले में डेटा के कुछ व्यक्तिगत फाइल में रखा जाएगा। किन दस्तावेजों में इस तरह के प्रलेखन में पाए जाते हैं? वे हैं:

• प्रतियोगी प्रोफाइल;
• रोजगार के लिए आवेदन ;
• कार्य स्थलों के लिए आदेश;
• इस्तीफा (यदि हो तो) के पत्र;
• बर्खास्तगी के आदेश;
• (मांग पर या बर्खास्तगी दास पर) काम पुस्तक जारी करने के लिए कार्य करता है।

उपरोक्त सूची - एक अनिवार्य पेपर। लेकिन अन्य जानकारी के साथ, वहाँ कुछ समस्याएँ हों। सब के बाद, नहीं सभी जानकारी एक व्यक्तिगत बात के अधीनस्थ बनाया जा सकता है। वहाँ इस संबंध में कुछ सीमाएं हैं। क्या अंक पर आप ध्यान देना कर्मियों की व्यक्तिगत डोजियर के अनुचित गठन की शिकायतों से बचने के लिए करना चाहिए?

रोक

वास्तव में, यदि आप वास्तव में पंजीकरण और कर्मचारियों की व्यक्तिगत प्रलेखन के गठन के सभी सवालों में तल्लीन हैं, आप भ्रमित हो सकते हैं। तो इससे पहले कि आप संग्रह शुरू करते हैं, केवल कुछ सुविधाओं को याद है। विशेष रूप से, रोक। वे नियमों की परवाह किए बिना सभी व्यवसायों के लिए प्रासंगिक हैं,। मत करो:

1. एक ही स्थान पर अस्थायी और स्थायी दुकान दस्तावेजों। श्रमिकों डोजियर आदेश कागजात जो केवल अस्थायी रूप से व्यक्तिगत फाइल में से एक हैं डाल करने के लिए सक्षम होने के लिए में अलग-अलग स्थानों होना चाहिए। इसके अलावा बुनियादी सूचना के भंडारण स्थान के लिए प्रदान करता है।
2. "गुणा" प्रलेखन। डुप्लिकेट के साथ कर्मचारियों के मामलों में किसी भी दस्तावेज की दुकान मत करो। उसी फ़ोल्डर में - एक प्रति।
3. भी व्यक्तिगत जानकारी बनाओ। उदाहरण के लिए, धार्मिक विश्वासों पर। नियोक्ता को इस तरह की जानकारी आम तौर पर अनावश्यक माना जाता है। इसलिए, मामलों के गठन केवल नियोक्ता प्रलेखन कि मातहत के काम की गुणवत्ता को दर्शाता है के लिए उपयोगी संग्रहित करने में सक्षम है।

और क्या विशिष्ट दस्तावेज इन फ़ाइलों में शामिल किया जा सकता है? यही कारण है, इसके बाद के संस्करण मुद्दे के अलावा, व्यवहार में, यह व्यक्तिगत मामलों में पाया जाता है? गलतियों से बचने के लिए, आपको सलाह का पालन करें डोजियर कर्मचारियों के लिए जानकारी एकत्र कर सकते हैं।

प्रलेखन का प्रसार

कर्मियों की रचना विभिन्न फ़ाइल। यह कहा गया है कि कंपनी इस दस्तावेज के नियम तय करेंगे। इसलिए, हम यह नहीं कह सकते कि वास्तव में क्या अभिलेखागार में संग्रहित है। दस्तावेजों, एक अनिवार्य आधार पर पाए जाते हैं, पहले से ही सूचीबद्ध हैं। लेकिन कागजात के भंडारण के लिए अनुमति दी की कोई गलती है, एक निश्चित सूची द्वारा गढ़ा से बचने के लिए। फाइल पर क्या होना चाहिए? अगर हम को बाहर पहले से सूचीबद्ध वस्तुओं (प्रतियां के रूप में अधिकतर) रहते हैं:

• नागरिक के पासपोर्ट की एक प्रति;
• Snils दास (कॉपी);
• INN (मूल नहीं);
• सैन्य आईडी;
• दस्तावेज़ (रों) शिक्षा के;
• चित्र (व्यक्तिगत, प्रोफाइल के लिए तैयार किया गया है);
• रोजगार (यदि हो तो) के पिछले स्थानों से सुविधा;
• एक विशेष काम के लिए नौकरी का विवरण;
• आत्मकथा।

मत भूलना कि अन्य किसी भी जिम्मेदार नियोक्ता के रूप में अच्छी तरह से अपनी खुद की सुरक्षा के लिए के रूप में कार्यप्रवाह के साथ पालन करने के लिए, काम करता है की एक किस्म है। उदाहरण के लिए, पर हस्ताक्षर करने से मना करने के बर्खास्तगी आदेश। इस तरह के प्रलेखन भी निजी मामलों में संग्रहित किया जाना चाहिए। मूल्यांकन कार्य और अन्य आदेशों का परिणाम है कि एक फ्रेम के संचालन को प्रभावित - यह अभी भी डोजियर में शामिल किए जाने की अनुमति दी कुछ आइटम है।

एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु - व्यक्तिगत फाइल के तथाकथित सूची का भंडारण है। दस्तावेज है कि नियोक्ता को परेशानी का एक बहुत ला सकता है। यह हर व्यक्ति के मामले में अनिवार्य होना चाहिए। अन्यथा, आप नेतृत्व कि कुछ कागजात अवैध रूप से लागू होते हैं दोष कर सकते हैं। इन्वेंटरी कर्मियों फ़ाइल - कि सभी दस्तावेज़ फ़ोल्डर से जुड़ी सूचीबद्ध करता है एक विशेष दस्तावेज है। फ़ाइल की शुरुआत में स्थित है। नियोक्ता की एक सूची के बिना समस्याएं हो सकती हैं। कर्मचारी जालसाजी या कुछ दस्तावेजों की चोरी का आरोप लगाया जा सकता है।

गठन कर्मियों फ़ाइल - प्रक्रिया अगर ठीक से तैयार, कि मुश्किल नहीं है। नियोक्ता बस यहां कर्मचारी की गतिविधियों के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी करना चाहिए। लेकिन कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी निषिद्ध है। यह धर्म का एक उदाहरण दिया गया है। परिवार संरचना और संदर्भ छवि दास जीवन की विशेषताओं - भी वर्जित है।

लेकिन कुछ उपलब्धियों कर्मचारी निजी मामलों में किया जाना चाहिए। यह - नहीं एक अनिवार्य घटक है, लेकिन यह यह उपेक्षा नहीं की सलाह दी जाती है। खासकर जब यह वास्तव में प्रतिभाशाली कर्मियों की बात आती है। यह जानकारी प्राप्त पुरस्कारों, शीर्षक, पुरस्कार, पदक और डिप्लोमा की शुरूआत की अनुमति दी।

बहुत ज्यादा नहीं

व्यक्तिगत फाइल में दस्तावेज अलग हो सकता है, इस समझा जा सकता है। सटीक सूची प्रत्येक कंपनी द्वारा प्रबंधक के विवेक को तैयार है। लेकिन प्रतिभूतियों का सबसे आम सूची सूचीबद्ध किया गया है। जब गठन और डोजियर के रखरखाव के एक छोटे से नियम के बारे में पता होना चाहिए। यह एक आवश्यक आइटम, उल्लंघन जिनमें से अनुमति नहीं है। निजी मामलों का आयोजन - जिम्मेदार व्यवसाय। यह विशेष देखभाल की आवश्यकता है।

यह व्यक्तिगत मामलों के आकार के बारे में है। नियमों के अनुसार यह कहा जा सकता है कि फ़ोल्डर की मोटाई, एक विशेष फ्रेम के मुकर डोजियर के तहत, 4 सेमी अधिक नहीं होनी चाहिए। मात्रा निर्धारित सीमा से अधिक है, तो यह एक नया व्यापार शुरू करने के लिए बेहतर है। और बस किसी भी तरह मौजूदा प्रलेखन की निरंतरता की आड़ में यह निशान।

अभ्यास में, एक बहुत ही दुर्लभ मामला है, जो मोटाई 4 से अधिक सेंटीमीटर तक पहुँचता है। इसलिए, आप बस स्थापित नियमों को याद रखना चाहिए और उसके पालन न करने के बारे में चिंता मत करो। फ्रेम बहुत ज्यादा प्रलेखन है, तो विशेष परीक्षण किया जाता है। इसके परिणामों के अनुसार नियोक्ता कई भागों में फ़ाइलों के विभाजन पर फैसला करेगा।

बुनियादी जरूरतों

साधारण मामलों के गठन के लिए प्रक्रिया। यह निर्धारित करने के लिए दस्तावेजों की किस तरह यहाँ संग्रहित किया जा सकता पर्याप्त है। इसके अलावा पहले से दिए गए सीमा याद करने के लिए। और फिर पहले से ही व्यापार की स्थापना की। पहले कदम के कवर के निर्माण है। "व्यापार" नामक एक विशेष फ़ोल्डर खरीदने के लिए पर्याप्त। वे आम तौर पर एक विशेष फ्रेम के सभी दस्तावेज जमा हो जाती है।

इसके बाद, आवरण पृष्ठ पर व्यक्तिगत जानकारी (इस मामले में फ़ोल्डर के कवर) फ्रेम पर लिखा है। अर्थात् - नाम तल में अनिवार्य आरंभ तिथि दस्तावेज में डाल दिया है। फाइल पर क्या होना चाहिए?

सूची पहले पृष्ठ के रूप में लागू किया जाता है। यह अनदेखा किया जा सकता है, लेकिन यह अनुशंसित नहीं है। इस पत्र बहुत आसान जीवन है और सुरक्षा के मीडिया के फ़ाइल में रखा के लिए नियोक्ता से जिम्मेदारी को हटा - कुछ है कि सूची में सूचीबद्ध नहीं है व्यक्तिगत फाइल में संग्रहीत नहीं है।

उसके बाद, एक फ़ोल्डर में दस्तावेज़ों को सीधे दास से जुड़े हुए हैं की एक किस्म रखा। यह व्यक्तिगत फाइल के भाग के रूप गठन किया गया था। यह के रूप में वे प्राप्त कर रहे हैं प्रतियां या दस्तावेजों की मूल प्रति जगह उचित है - पहले आवेदक के प्रोफ़ाइल है, तो एक नौकरी के लिए अनुरोध, एक विशेष स्थिति के लिए नियुक्ति के नियोक्ता का पत्र, और इतने पर। यह बर्खास्तगी के आदेश से बात समाप्त हो जाती है और काम किताब होने का अधिनियम पर हस्ताक्षर किए।

यही नहीं। मामलों के गठन की प्रक्रिया - यह समय लेने वाली काम है, हालांकि यह अपेक्षाकृत सरल है। एक और नाबालिग सीमा है, जो नियोक्ता के लिए कुछ असुविधा लाने में सक्षम है। कार्मिक, जो मातहत के निजी फाइलों में जानकारी प्रविष्टि प्रदान करता है, एक फ़ोल्डर में चादरों की संख्या की निगरानी करनी चाहिए। वहाँ 250 से अधिक टुकड़े नहीं होना चाहिए। अतिरिक्त पर एक विशेष कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत फाइल के दूसरे भाग डाल दिया है।

पत्रिका

अब मैं कैसे कंपनी के कर्मचारियों के गठन को समझते हैं। इस पूरी प्रक्रिया में वहाँ अंत नहीं है। कंपनी प्रलेखन के इस प्रकार का संचालन करने का फैसला किया है, यह एक विशेष पत्रिका निजी मामलों होना आवश्यक है। यह क्या है?

इस घटक कर्मचारियों पर सभी उपलब्ध फ़ाइलों की एक सूची है। यहाँ प्रकाशित कर रहे हैं संख्या संस्थानों मामलों, व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) डेटा मातहत, विभिन्न "व्यक्तिगत फ़ोल्डर" के गठन की तिथि।

एकल लॉग नमूना नहीं। नियोक्ता अपने विवेक से इस तरह के एक संग्रह डेटा बनाने के लिए हर अधिकार है। हाल के वर्षों में, इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका की एक अत्यंत सामान्य रूप। जो लोग बहुत ज्यादा कागजी कार्रवाई करने के लिए नहीं करना चाहते हैं के लिए एक अच्छा विचार है। मुख्य बात है - एक समय पर ढंग से पत्रिका के उचित खाने में भरने के लिए। तो यह किसी भी समस्याओं प्रत्येक कर्मचारी के लिए जानकारी प्राप्त करने के बिना संभव है।

निष्कर्ष

अब से, यह स्पष्ट है कि कैसे व्यक्तिगत फाइल के गठन। यह एक बहुत ही सरल लेकिन जटिल प्रक्रिया, प्रक्रिया जिनमें से रूस के कानून द्वारा तय नहीं किया गया है। नियोक्ता अपने स्वयं के दस्तावेज है कि व्यक्तिगत मामलों में संग्रहीत किया जाएगा निर्धारित किया है। जानकारी की प्रस्तुति भी चुना जा सकता है।

केवल एक ही कॉपी में प्रतियां - यह मूल दस्तावेजों के निजी मामलों में लागू नहीं की सिफारिश की है। दर्ज करने के लिए कर्मचारियों को विशेष देखभाल के साथ इलाज किया जाना है - इस तरह के दस्तावेज़ों में दर्ज की गई लीक जानकारी समस्या के सिर पर आकर्षित कर सकते हैं। अधीनस्थ डेटा के संग्रह के बाद, के रूप में कहा गया है, नियोक्ता जानकारी का पूर्ण गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए चलाती है। इस नियम ने भी श्रम समय पर लागू होता है, और दस्तावेजों के भंडारण की अवधि के लिए गोली लगने के बाद निकाल दिया। बस इतना ही। मामलों को फंसाने का पर बुनियादी जानकारी पूरी तरह से जांच की। लक्षण और इस प्रक्रिया की संरचना प्रत्येक कंपनी से जानने के लिए किया जाना चाहिए। कुछ ऐसा करने का प्रयास न करें। बनाना मामलों (व्यक्तिगत) - अनिवार्य नहीं है, लेकिन ऐसा करने के लिए नियोक्ता के लिए बहुत उपयोगी।