उद्यम में कार्यप्रवाह। प्रबंधन कार्यक्रम दस्तावेज और रिकॉर्ड रखने

कार्यप्रवाह स्वचालन एक उपाय लगभग सभी आधुनिक व्यवसायों द्वारा का सहारा लिया है। यहां तक कि छोटी कंपनियों पत्र, बजट, चालान, अनुबंध और आवश्यकताओं के सभी प्रकार सहित विभिन्न दस्तावेजों, की एक जन के साथ काम कर रहे हैं। यही कारण है कि लगभग हर आधुनिक संगठन एक कार्यप्रवाह है, जो पूर्णता और डेटा के संरक्षण, खोजने और विभिन्न जानकारी संग्रहीत करने में आसानी की कीमत पर प्रदान की जाती है के रूप में इस उपाय का उपयोग करने, और समय अपनी स्वीकृति के लिए आवश्यक के अनुकूलन की सीमा कोशिश कर रहा है के लिए है।

यह क्यों करते हैं?

वास्तव में किसी भी कंपनी के कर्मचारियों को सही जानकारी प्राप्त करने की कोशिश कर समय की एक बहुत खर्च करते हैं, और आंकड़ों अर्थपूर्ण का कहना है कि यह काम कर रहा समय के बारे में आधे लेता है। यह भी होता है के रूप में आप की नए सिरे से बजाय फिर से बनाना है कि किसी भी दस्तावेज है कि मौजूद "कहीं" फिर से उपयोग करें। यह एक मानक एक स्थिति है जिसमें एक संधि का मूल पाठ कंप्यूटर में एक वकील है है, और पत्रिका प्रतिभूतियों लेखा प्रणाली में मार डाला ठेके के निष्पादन के साथ पर प्रविष्टियां, बिल और कृत्यों कागज रूप में वित्तीय विभाग में निहित हैं, और पत्राचार संधि के संचालन के विषय में काम इलेक्ट्रॉनिक मेल बॉक्स कर्मचारियों में है। यह जानकारी की "फैलाव", सुरक्षा, अखंडता और स्थिरता के लिए अत्यंत हानिकारक है यह ऐसी स्थितियों में है वहाँ वास्तविक कार्यप्रवाह स्वचालन।

विशेष सूचना प्रणाली की शुरूआत के माध्यम समस्याओं का प्रमुख बहुमत को हल किया। उदाहरण के लिए, बजट प्रणाली के कुछ गठन और ऐसे दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों के भंडारण के बाद परस्पर बजट की एक प्रणाली बनाने की क्षमता, के साथ-साथ उनकी स्थिति का एक संकेत प्रदान करता है। इस प्रकार की समस्या को आंशिक रूप से इस तरह के सिस्टम के उपयोग द्वारा बजट दस्तावेज़ हल किया जाता है।

लेकिन यह न भूलें कि मौजूदा बजटीय ढांचे के साथ-साथ लेखांकन और मामलों के भारी बहुमत में ईआरपी सिस्टम संरचित जानकारी के साथ काम करते हैं, डेटा बनाया जा सकता है कि और एक मेज रूप में संग्रहीत की तरह यानी। सबसे विशेषज्ञों के मुताबिक, किसी भी आधुनिक व्यापार संरचित सूचना के आंकड़े की कुल राशि, केवल 20% प्रदान करता है, जबकि बाकी ई-मेल, पाठ दस्तावेज़, वार्ता के विभिन्न रिपोर्टों और बैठकों, चित्र, आदि शामिल हैं अक्सर, पढ़ाई अव्यवस्थित जानकारियों किये बिना ही बस संभव नहीं एक सामान्य आकलन kontektsta है, जो पहले से ही मौजूद संरचित है बनाने के लिए है। भंडारण, संग्रह और ऐसे डेटा के बाद के प्रसंस्करण कार्यप्रवाह के रूप में इस तरह के उपायों, और सामग्री प्रबंधन प्रणाली जानकारी कंपनी के उपयोग के द्वारा प्रदान की जाती है।

यह क्या है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की मदद से दस्तावेज प्रस्तुत के आधार पर एक संगठन के कर्मचारियों के बीच किसी भी बातचीत के संगठनों प्रदान करता है। फिर 1C दस्तावेज़ दस्तावेजों के निर्माण, संगठन पर उन्हें हिलाने की संभावना के लिए प्रदान करता है और दस्तावेजों और प्रक्रियाओं उन्हें प्रयोग द्वारा वर्णित के निष्पादन पर नियंत्रण रखता है। इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, लाभ की कंपनी बड़ी संख्या प्रदान करता है अपने काम का अनुवाद वास्तव में एक नए स्तर पर है।

इस इलेक्ट्रानिक प्रणाली में हर एक दस्तावेज़ का विवरण है कि यह विशिष्ट विशेषताएँ का पूरा सेट की विशेषता है (अक्सर ताश के पत्तों की तरह के सेट के रूप में)। कार्ड दस्तावेज़ के प्रकार, गठन और परिवर्तन, लेखक, साथ ही भंडारण स्थान और भी बहुत कुछ करने की तारीख सहित विभिन्न प्रकार की जानकारी, हो सकती है। भविष्य दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में विवरण जो कार्ड में निर्दिष्ट किया गया है के अनुसार भंडारण और आवश्यक दस्तावेज़ की बहाली प्रदान करेगा।

अवसरों

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन न केवल लाभ का एक बहुत कुछ के साथ संगठनों प्रदान करता है, लेकिन यह भी कई नई संभावनाएं है, जो भी महत्वपूर्ण है को खोलता है।

केंद्रीकृत नियंत्रण

कितना बड़ा इस या उस उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है की परवाह किए बिना उस पर घूम दस्तावेजों के रूप में तेजी से परिवर्तन के लिए अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, विभिन्न जिम्मेदारी केंद्रों की लागत से किसी के लिए आवेदन पत्र सिर्फ पर्याप्त टेम्पलेट उस दावे को, जो पहले से ही सिस्टम में संग्रहित है करने के लिए कुछ समायोजन करने के लिए बदलने के लिए। उसके बाद, कर्मचारियों को जो इस तरह के आवेदन भर नहीं प्रलेखन अप्रचलित रूपों का उपयोग करने में सक्षम है, क्योंकि आवेदन भरा है और प्रणाली के माध्यम से भेजा जाता है हो जाएगा।

प्रलेखन जीवन चक्र का समर्थन

हर दस्तावेज है कि हार और किसी भी उद्यम में संसाधित होगा, जरूरी कई चरणों सेट के माध्यम से चला जाता है। उदाहरण के लिए, जब यह कॉर्पोरेट बजट की बात आती है, यह पहली आवश्यक बनाने के लिए, और उसके बाद अनुमोदन और निर्दिष्ट समय पर निष्पादित है। उसके बाद, पूरी तरह से विश्लेषण करने के लिए बजट विषय के विभिन्न वास्तविक और योजना बनाई प्रदर्शन और संग्रह करने के लिए भेजा है। 1C में दस्तावेज़ खाते में कंपनी के कारोबार की कारपोरेट वातावरण की बुनियादी आवश्यकताओं, साथ ही विभिन्न कानूनी नियमों और उद्योग के मानकों लेने, दस्तावेजों की जीवन चक्र से अधिक तंग नियंत्रण प्रदान करता है।

टीम वर्क

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेजों पर सामूहिक काम के सिर्फ एक संगठन की तुलना में अधिक प्रदान करता है, और उपस्थिति में विशेषज्ञ हैं, जो विभिन्न कार्यालयों में या यहाँ तक कि विभिन्न शहरों में कर रहे हैं हो जाएगा।

प्रणाली एक ही दस्तावेज़ के संस्करणों में से एक पर्याप्त बड़ी संख्या में संग्रहीत करता है, परिवर्तन निर्देशित करने के लिए इसके अलावा और में, वे,, डेटा टिप्पणी कर सकते हैं वह यह है कि बुनियादी जानकारी है, जिसमें उन्होंने वितरित करनी चाहिए प्रभावित किए बिना, कुछ टिप्पणियाँ और नोट्स उन्हें जोड़ने।

गोपनीयता

ऐसी व्यवस्था की बल्कि महत्वपूर्ण विशेषता है कि एक ही दस्तावेज़ 1C में की एन्क्रिप्शन के बाद एक विशेष डिजिटल हस्ताक्षर के माध्यम से सदस्यता ले सकते हैं है। यह न केवल किसी भी जानकारी की प्रामाणिकता की पुष्टि करने, लेकिन यह भी विशिष्ट लेखक के साथ की पहचान है, साथ ही, विभिन्न डेटा भंडारण यदि आवश्यक हो तो के लिए सबसे प्रभावी सुरक्षा प्राप्त करने के लिए संभव बनाता है।

मार्ग

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उपलब्ध नहीं है, तो उस मामले में कर्मचारी जो कुछ प्रतिभूतियों के निर्माण में भाग लेता है, जरूरी समझना चाहिए जो इन प्रतिभूतियों के हस्तांतरण के लिए सबसे अच्छा है। उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालित रूप से डेटा सही व्यक्ति को हस्तांतरण करने।

अपने आप से, मार्ग मुक्त और कठोर है। जबकि कठोर सबसे सटीक विनियमन प्रदान करता है नि: शुल्क, दस्तावेज के रूप में उपयुक्त बिल्कुल किसी भी प्राप्तकर्ताओं को भेजने की संभावना प्रदान करता है, लेकिन विशेष मामलों में प्रणाली यातायात नियमों का प्रलेखन पर पहले से स्थापित की कार्रवाई उदाहरण के लिए एक छोटे से विराम (हो सकता है, यदि आप समीक्षा के लिए मसौदा दस्तावेज भेजने की जरूरत है कुछ बाहर के विशेषज्ञों के लिए)।

अभिगम नियंत्रण

वहाँ कैसे प्रलेखन प्रबंधन के मामले में कंपनी के कर्मचारियों के विभिन्न शक्तियों के बीच अंतर करने के कई विकल्प हैं। इस प्रकार, एक उन्नत कार्यप्रवाह पर डेटा संपादित करने के लिए या यहां तक कि केवल देखने के लिए अनुमति देते हैं या व्याख्या किसी भी फाइल की क्षमता को सीमित एक व्यक्ति पूर्ण नियंत्रण देने के लिए अनुमति देता है। यह बहुत अलग डेटा के साथ काम को सरल, और कहा कि महत्वपूर्ण है - यह ज्यादा सुरक्षित हो जाता है।

एकीकरण

वित्तीय, औद्योगिक, विश्लेषणात्मक, आदि - अधिकतम डेटा अखंडता, जो किसी विशेष कंपनी में तैयार की है सुनिश्चित करने के लिए उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अन्य लोगों के साथ स्थापित प्रणाली के एकीकरण के लिए प्रदान करता है इस तरह के एकीकरण के माध्यम से आधुनिक कार्यप्रवाह प्रणाली अक्सर कई के बीच संपर्क का एक प्रकार के रूप में काफी इस्तेमाल किया सुविधाओं सॉफ्टवेयर प्रकार।

सभी प्रणालियों के दस्तावेज, तार्किक रूप से इस जानकारी, संदर्भ कहा जाता है से संबंधित है। यह एक कागज की सामग्री या ई-मेल, फैक्स, भुगतान दस्तावेजों, गतिविधियों, वीडियो या ऑडियो रिकॉर्डिंग के रिकॉर्ड, और यहां तक कि अन्य जानकारी का एक बहुत कुछ शामिल कर सकते हैं। दस्तावेज़ के संदर्भ वरीयताओं को और प्रबंधन की जरूरतों के आधार पर, मैन्युअल रूप से या पूरी तरह से प्रक्रिया को स्वचालित जोड़ा जा सकता है।

उदाहरण के लिए, गठन और बजट में अनुवर्ती परिवर्तन की प्रक्रिया में कार्यप्रवाह के स्वचालन की आधुनिक प्रणाली अन्य प्रासंगिक जानकारी का इस्तेमाल किया जा सकता है:

• बाजार अनुसंधान के सभी प्रकार, न केवल अपनी ही लेकिन यह भी उन है कि बाहरी स्रोतों से प्राप्त किया गया सहित;
• समकक्षों (खरीदारों या विक्रेताओं) के साथ विभिन्न समझौतों;
• विशेष कानूनी और संदर्भ दस्तावेजों;
• आपको अतिरिक्त दस्तावेज़, जो अपने आप में दर्शाता है कोई सीमाएं या मान्यताओं (एक उदाहरण के रूप में, मुद्रास्फीति, विनिमय दरों और अन्य डेटा की दर);
• बैठकों, के मिनट किसी भी संस्करण पर चर्चा के लिए आयोजित बजट है, और इस प्रक्रिया (अक्सर इस तरह के प्रलेखन एक बजटीय जानकारी फ़ाइलों से सभी कर्मचारियों के बीच भेज दिया जाता है ई-मेल के माध्यम से और संग्रहीत अलग से) में श्रमिकों टिप्पणी के सभी प्रकार के और प्रतिभागियों की टिप्पणियों शामिल हैं।

किसी उपयोगकर्ता को बजट के साथ काम कर रहा है, किसी भी समय, यदि आवश्यक हो, ऊपर से कोई भी दस्तावेज़ देख सकते हैं, के रूप में आधुनिक कार्यप्रवाह प्रौद्योगिकी उसे किसी भी लंबे खोजें बिना यह करने के लिए अनुमति देता है।

क्या सिस्टम हमारे साथ उपयोग किया जाता है?

सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर समाधान रूस कंपनियों में पाया जा सकता है में से एक माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर के साथ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक उपयोगिताओं का एक संयोजन कहा जा सकता है। पहले आवेदन, सिद्धांत रूप में, लगभग हर कंप्यूटर, सेट जबकि एक्सचेंज सर्वर अक्सर एक पूर्ण ई-मेल सर्वर के रूप में उपयोग करने के लिए लिया जाता है। तथ्य यह है कि कंपनियों कि पहले से ही कुछ समय पहले आयोजित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की शुरूआत थी, ऐसे कार्यक्रमों केवल ई-मेल के लिए एक मंच के रूप में, यहां तक कि इस सॉफ्टवेयर लगभग सभी संगठनों के लिए एक काफी कार्यात्मक स्वचालन कार्यप्रवाह के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता कुछ केंद्रीकृत सेटिंग के बाद इस्तेमाल किया जाता है के बावजूद ।

फिलहाल, रूस बाजार विभिन्न प्रणालियों के दर्जनों से भर जाता है, इसका मतलब है, जिनमें से एक दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालन, और इसी तरह के सॉफ्टवेयर न केवल पश्चिमी प्रदान करता है, लेकिन यह भी घरेलू डेवलपर्स द्वारा। यहां तक कि माइक्रोसॉफ्ट, ऊपर कार्यक्रमों के अलावा, इस तरह के सामग्री प्रबंधन सर्वर या शेयरपॉइंट पोर्टल सर्वर के रूप में भी उपयोगिताओं प्रदान करता है।

सबसे सभी मौजूदा सिस्टम के बीच शक्तिशाली डॉक्युमेंटम माना जाता है, लेकिन मुख्य रूप से बड़ी कंपनियों के इस स्वचालन प्रक्रिया का उपयोग करें। स्वचालित सॉफ्टवेयर लोटस नोट्स पैकेज की कीमत पर कुछ कंपनियों के कार्यप्रवाह है, लेकिन कई यह "प्रोग्रामर के लिए डिजाइनर" का एक प्रकार कहते हैं, के रूप में अपनी पूरी प्रणाली के आधार पर की स्थापना काफी मुश्किल है।

रूसी और पश्चिमी प्रणालियों के बीच क्या अंतर है?

अगर हम घरेलू और विदेशी उपयोगिताओं के बीच मुख्य अंतर के बारे में बात करते हैं, वे क्षमताओं स्केलिंग में उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, यदि पश्चिमी डेवलपर्स की प्रणाली में लगभग सभी ऑपरेटिंग सिस्टम काम कर सकते हैं, यह ज्यादातर घरेलू उनमें से किसी एक के लिए केवल विकसित की है, और निश्चित रूप से किया गया था, कि यह अक्सर विंडोज है। पश्चिमी प्रणालियों किसी भी डीबीएमएस उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है। इस तरह रूस सिस्टम की कमी गंभीर रूप से पार मंच, एकीकृत समाधान के निर्माण की संभावना में बाधा कर सकते हैं।

कार्यक्षमता के बारे में, मुख्य अंतर यह तथ्य यह है कि पश्चिम dokumentoproizvodstva स्वचालन और कार्यप्रवाह में कई कार्यक्रमों है कि एक ही ब्रांड के तहत जारी किया जा सकता है, लेकिन विभिन्न प्रयोजनों के लिए लक्ष्य कार्यान्वित में निहित है। उदाहरण के लिए, डॉक्युमेंटम अलग-अलग उत्पादों, जो पूरी स्वचालन और ईआरपी सिस्टम के साथ एकीकरण के लिए उपयोग किया जाता है के एक नंबर, डिजाइन और इंजीनियरिंग दस्तावेज़ प्रबंधन का समर्थन, आदि प्रदान करता है रूस में विकसित सॉफ्टवेयर के प्रमुख बहुमत, एक विशेष समस्या को हल करने के उद्देश्य से।

इसके अलावा ध्यान देने योग्य है कि मुख्य अंतर क्या एक कार्यप्रवाह स्वचालन प्रणाली है करने के लिए दोनों पार्टियों के दृष्टिकोण में निहित है। पश्चिमी प्रणालियों पूरा ऑटोमेशन उपलब्ध कराता है और अनुवर्ती समर्थन संगठन के अंदर व्यवसाय प्रक्रियाओं की एक किस्म के माध्यम से करने के लिए, जबकि घरेलू कार्यक्रमों के भारी बहुमत कुछ कार्यों केवल स्वचालित करने के लिए करना है।

लगभग के पश्चिमी सिस्टम की लागत हर काम के लिए $ 1000 के लिए $ 400 से लेकर, एक सामान्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक कार्यान्वयन, हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर की लागत गिनती नहीं। अक्सर खुद परिचय कार्यप्रवाह कार्यान्वित विभिन्न प्रोन्नति के स्वचालन के लिए कार्यक्रम के अधिकांश के रूप में, के बारे में आधे लाइसेंस के सामान्य लागत खर्च होते हैं, लेकिन कुछ स्थितियों में अधिक से अधिक परिमाण के एक आदेश की कीमत। सबसे कठिन में से एक हमेशा ऐसी परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए के रूप में वित्तीय प्रलेखन के स्वचालन की परियोजना है लागत लाइसेंस की लागत की तुलना में 2-3 गुना ज्यादा।

घरेलू सॉफ्टवेयर प्रति सीट $ 200-600 पर बेचा है, और खाते में अतिरिक्त कार्यक्रमों और विभिन्न उपकरणों की लागत लिया कि के अलावा। अंत में, तुलनात्मक मूल्य की गणना के पश्चिमी प्रणालियों में के रूप में ज्यादा एक ही तरीके से किया जाता है।

विशेषताएं

स्वचालन के एक प्राथमिकता दिशा के रूप में मामलों के भारी बहुमत में दस्तावेजों को सुसंगत से संबंधित प्रक्रियाओं, उदाहरण के लिए, प्रारंभिक तैयारी और बजट के आगे कार्यान्वयन की प्रक्रिया कर रहे हैं। हालांकि, कई टीमों अब कार्यालय स्वचालन और कार्यप्रवाह का उपयोग कर रहे हैं, वह है, निवर्तमान और आने वाली दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया के साथ।

इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली का परिचय इसलिए यह इस परियोजना के विशिष्ट सुविधाओं पर ध्यान केन्द्रित करना आवश्यक है, किसी भी अन्य स्वचालित प्रणाली की शुरूआत से मौलिक रूप से अलग नहीं है।

एंटरप्राइज़-क्लास भंडारण का निर्माण

किसी भी मामले में परिचय दस्तावेज़ स्वचालन, कुछ कॉरपोरेट भंडार है, जिसमें सभी दस्तावेज़ स्टोर करने के लिए के लिए प्रदान करता है। भंडारण की तार्किक संरचना, विकास और सुरक्षा नीतियों के आगे कार्यान्वयन, साथ ही दस्तावेज़ संग्रहण पदानुक्रम अधिकतम सटीकता की आवश्यकता है और इस परियोजना के प्रारंभिक चरण में बाहर ले जाया गया है।

यह ध्यान रखें कि भंडारण समारोह डिजाइन की शुरुआत में तैनात किया जा सकता में वहन किया जाना चाहिए ताकि पर एक प्रारंभिक चरण में एक भी कॉर्पोरेट भंडार में वर्तमान भंडारण स्थानों से सभी दस्तावेजों स्थानांतरित करने के लिए बनाया जा सकता है। नतीजतन, उपयोगकर्ताओं प्रणाली के प्रमुख कार्यों में से किसी के साथ खुद को परिचित कर सकते हैं, और साथ ही साथ गुरु और उसके आवेदन। कर्मचारियों के अनुकूलन में तेजी लाने को लागू करने की प्रणाली इस तरह के प्रलेखन, नए दस्तावेज़ों की उपस्थिति, आदि पर होने वाले बदलावों अलर्ट के रूप में सेवा कार्यों के उपयोग के माध्यम हो सकता है

इस प्रकार, कार्यप्रवाह किसी भी आधुनिक कंपनी है कि विकसित और इसके संचालन में सुधार करना चाहता है के लिए आवश्यक।