प्रबंधन पत्र (नमूना)

प्रबंधन पत्र - एक दस्तावेज है जो व्यापार संचार का एक अभिन्न हिस्सा है। अक्सर यह मेल द्वारा प्रेषित और एक विशेष तरीके से सूचना का आदान-कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

व्यापार पत्राचार विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों से निपटने की जरूरत है। साथ इसकी मदद व्यवसायों और संगठनों के बाहरी वातावरण के साथ संवाद: भागीदारों, ग्राहकों या सरकारी एजेंसियों। आम तौर पर इस प्रबंधन पत्र के लिए इस्तेमाल किया।

यह आम तौर पर एक प्रश्न के लिखित दस्तावेज है, जो हो सकता है के रूप में भेजा जाता है:

• पहले प्राप्त किए गए संदेश या अनुरोध के जवाब;
• साथ कागज अन्य उपकरणों या सामग्री के साथ एक साथ भेजा निर्देशित;
• इस मामले में जहां संचार के अन्य मोड संभव नहीं है में पहल पत्र।

इन विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, सामान्य नियम, जो करने के लिए आमतौर पर किसी भी आधिकारिक पत्र बना है अनुसार कर रहे हैं। यह समझा जा सकता है, क्योंकि यह एक व्यापार पत्राचार है, उदाहरण के लिए, अक्सर लेनदेन के बहुमत के समापन शुरू होता है। एक अच्छी तरह से गठन दस्तावेज़ भविष्य संभावित सहयोगियों पर एक अनुकूल प्रभाव गंतव्य में बना सकते हैं।

व्यापार पत्र के प्रकार

जानकारी है कि आधिकारिक पत्र में शामिल है के आधार पर, यह हो सकता है:

1. कवर। मामले कि संदेश उसे वहाँ अनुप्रयोगों का एक सूट है कि शामिल हैं।
2. दावा। कि है, यह किसी विशेष स्थिति (दावा) के साथ असंतोष व्यक्त करता है।
3. मार्गदर्शन। कुछ संकेत पाठ में दिए गए हैं।
4. वारंटी। इस भविष्य दायित्वों दस्तावेज़ में दी गई की पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचना। पत्र सूचना है कि प्राप्तकर्ता के हित के लिए हो सकता है।
6. विज्ञापन। सूचना सहयोग के लिए आकर्षित करने के लिए प्रदान की जाती है।
7. अधिसूचना का पत्र। सार्वजनिक घटनाओं के बारे में जानकारी के लिए।
8. पुष्टि के पत्र। यह उन या अन्य दस्तावेज़ या सामग्री होने का तथ्य नोटों।
9. अनुरोध पत्र। पाठ कार्रवाई करने के लिए प्राप्तकर्ता के प्रोत्साहन के लिए एक अपील में शामिल है।
10. संदेश का पत्र। यह पार्टियों को आपसी हित के इस विशेष जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेजों के प्रयोजन के संगठनों या विभागों के बीच संपर्क है।

दावा पत्र का संकलन

सहयोग के मामलों में कभी कभी स्थितियों जब पार्टियों जो कुछ कारणों के लिए, में से एक, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है देखते हैं। इस मामले में, पहले साथी अपने प्रतिपक्षी को एक पत्र भेजता है। इस रिपोर्ट में उन्होंने आम तौर पर अपनी कानूनी अधिकारों के उल्लंघन के उन्मूलन के लिए अपने प्रस्तावों को प्रस्तुत करता है। यह आधिकारिक पत्र है। इस तरह के एक दस्तावेज़ का एक नमूना है, तो आप मनमाने ढंग से बना सकते हैं। इस मामले में, निम्नलिखित बातों पर विचार किया जाना चाहिए:

1. लेखन शैली साझेदारी की स्थापना के साथ सरकारी व्यापार होना चाहिए।
2. दावा का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जा रहा है।
3. आसानी से ठोस तथ्यों संचालित करने के लिए आवश्यक जानकारी की प्रस्तुति के दौरान।

शिकायत पत्र में शामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी पता और टेलीफोन नंबर);
• गंतव्य बारे में पूरी जानकारी;
• जिन परिस्थितियों में संघर्ष की स्थिति नहीं थी की वर्णन;
• कानूनी मानदंडों, जो बारी में प्रतिपक्ष तोड़ दिया के लिए एक संदर्भ;
• विशिष्ट आवश्यकताओं उल्लंघन को खत्म करने, उनके क्रियान्वयन के समय का संकेत;
• परिणाम यह है कि अगर विरोध करने पार्टी उनके निष्पादन से विदा हो सकता है।

विशेष रूप से ध्यान कैसे सेवा पत्र बना है करने के लिए भुगतान किया जाना चाहिए। नमूना विकसित किया जाना चाहिए ताकि अपराधी एक खतरे के रूप में यह अनुभव नहीं किया था। यह याद रखना होगा कि इस कानून का सिर्फ़ एक रिमाइंडर की मांग अनुपालन है।

डिजाइन नियम

विशेष रूप से ध्यान प्रबंधन पत्र के डिजाइन करने के लिए भुगतान किया जाना चाहिए। हालांकि, कानून है कि किसी भी सख्त नियमों और विनियमों के लिए प्रदान नहीं करता है।

इस के बावजूद, निम्नलिखित बातों ऐसे दस्तावेजों को तैयार करने में अनिवार्य विचार किया जाना चाहिए:

1. किसी भी आधिकारिक पत्र फार्म पर लिखा जाना चाहिए। यह कार्यालय पर अग्रिम में विशेषज्ञों द्वारा विकसित और निदेशक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जा रहा है।

2. दस्तावेज़ कुछ विवरण शामिल होना चाहिए:

2.1। प्राप्तकर्ता और प्रेषक की जानकारी।

2.2। संदर्भ संख्या और इस पत्र की तिथि। यह पंजीकरण के लिए आवश्यक है।

2.3। , पत्र-अनुरोध के बारे में इसी तरह की जानकारी के लिए लिंक अगर दस्तावेज़ इसे करने के लिए एक प्रतिक्रिया है।

2.4। शीर्षक।

2.5। उनके नाम और नंबर के साथ किसी भी आवेदनों की उपस्थिति के बारे में जानकारी।

2.6। दस्तावेज़ (स्थिति और नाम) हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी।

3. एक पत्र में केवल एक ही प्रश्न में पढ़ने के लिए। कई कलाकार की पसंद को मुश्किल हो रही है।

4. जानकारी निर्धारित किया जाना चाहिए बहुत संक्षेप में, लेकिन यह स्पष्ट है। ऐसा नहीं है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक नहीं लेता है वांछनीय है।

5. सही लाभार्थी का विवरण निर्दिष्ट करने के लिए। हम संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो आप निम्न क्रम का पालन करना होगा:

5.1। कंपनी (कर्ताकारक मामले में) का नाम।

5.2। संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3। स्थिति गंतव्य (संप्रदान कारक में)।

5.4। उनके नाम के पहले अक्षर।

5.5। कंपनी की डाक पते।

6. एक से अधिक प्राप्तकर्ताओं, तो आपको पहले किसी और मुख्य, और उसके बाद हर किसी को निर्दिष्ट करना होगा।

खाते इन सभी कारकों को ध्यान में रखकर, प्रबंधन पत्र के डिजाइन, सिद्धांत रूप में, नहीं मुश्किल हो।

प्रस्तुति के आदेश

दस्तावेज़ सही ढंग से संकलित किया गया है के लिए, आप खाते में उस में जानकारी की प्रस्तुति की विशेष क्रम में रखना चाहिए। उदाहरण के लिए, हम कैसे प्रतिक्रिया के एक अधिकारी पत्र लिखने के लिए की विकल्प पर विचार कर सकते हैं। पहले हम याद रखना होगा कि, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, यह प्राप्त होने के दिन के भीतर जानकारी के लिए प्रतिक्रिया करने के लिए आवश्यक है की जरूरत है। हम ई-मेल संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं है। में घटना है कि इस तरह के नियमों का पालन करना संभव नहीं है, यह साथी के लिए एक संदेश भेजने के लिए बेहतर है।

पत्र अपने आप में, वास्तव में, दो भागों से मिलकर बनता है:

1. परिचय। इस विषय, कारण और उनके लेखन की नींव सेट। आप नियमों, जो कानून द्वारा एक जवाब उपलब्ध कराने के लिए आधार हैं देख सकते हैं। इसके अलावा, आप इस स्थिति के विषय में कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए। वे सवाल का सार प्रकट करने के लिए मदद मिलेगी।
2. सारांश। यह हिस्सा समझा और कायल करना है। पाठ, संक्षिप्त स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहिए, और तथ्यों बाहर सेट - सिद्ध और उद्देश्य। यदि आवश्यक हो, वे असली आंकड़े से इसकी पुष्टि की जा सकती है।

बाद इस तरह के एक पाठ आमतौर पर आवेदनों की एक सूची के बाद आता है। एक दस्तावेज इस पर हस्ताक्षर किए द्वारा समाप्त होता है। इसके अलावा, यह पता है कि कैसे एक आधिकारिक पत्र लिखने के लिए आदेश प्राप्तकर्ता अपमान नहीं में आवश्यक है। सबसे पहले, यह करने के लिए संदर्भ वाक्यांश के साथ शुरू करने के लिए वांछनीय है "प्रिय।" दूसरे, आप की तरह या "ध्यान से अपने प्रस्ताव पर विचार किया हो रही है" पाठ मौखिक कृदंत वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं "अच्छी तरह से अपनी टिप्पणी परीक्षण करने के लिए।" शिष्टाचार के लिए इस तरह के पालन ही दोनों पक्षों को लाभ होगा।

कार्रवाई की प्रक्रिया

आधिकारिक पत्र का मसौदा तैयार करने क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों को जो इन कर्तव्यों आवंटित कर रहे हैं की जिम्मेदारी है। काम वे अपने कार्यों के अनुक्रम में का पालन करने के लिए है के लिए स्वीकार किया जा रहा है। इस तरह के एक दस्तावेज की प्रक्रिया आम तौर पर निम्न चरणों के माध्यम से गुजरता है:

1. इस मामले की परिस्थितियों की सावधानी से परीक्षा। आप पूरी तरह से इसकी संभव समाधान का आकलन करने के स्थिति पर नियंत्रण करना होगा।
2. मसौदा पत्र के ड्राइंग। यह खाते में सभी आवश्यकताओं को ऊपर निर्धारित लेने के लिए आवश्यक है।
3. तैयार पाठ हार्मोनीकरण। कभी कभी यह टिप्पणी सिर के प्रकाश को संपादित करने के लिए आवश्यक है। वह कुछ स्पष्टीकरण या इस विषय पर स्पष्टीकरण बना सकते हैं।
4. अपने पर्यवेक्षक के अनुमोदन।
5. अंतिम रूप दिए जाने और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर।
6. पंजीकरण पत्र।
7. प्राप्तकर्ता को मेल भेजना।

केवल इन सभी चरणों के माध्यम से जाने के बाद, पत्र प्राप्तकर्ता पर पहुंच गया, अपने मिशन को पूरा करने के लिए सक्षम होंगे।

अनिवार्य नियमों

एक आधिकारिक पत्र डालने के लिए आपको ध्यान में रखना चाहिए कि जरूरी के पहले पृष्ठ एक विशेष फार्म पर छपी। बाकी के लिए, आप ए 4 के नियमित साफ़ जीत उपयोग कर सकते हैं। यहाँ यह है कि बहुत पाठ क्षेत्र अपनी सीमा नहीं है याद रखा जाना चाहिए: ऊपरी और निचले हैं 2 सेमी, छोड़ दिया - 3,5 सेमी, सही - 1 सेमी। यह मानक आकार को तोड़ने के लिए एक पृष्ठ पर जानकारी फिट करने के लिए आवश्यक नहीं है। यह सब नियमों का पालन करने और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ने के लिए बेहतर है।

पाठ टाइप भी नियमों के अनुसार होना चाहिए:

1. प्रिंट करने के लिए, मानक फ़ॉन्ट Times New Roman का उपयोग करें। अन्य विकल्प बेहतर लागू करने के लिए नहीं।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• संरेखण पृष्ठों, और प्रदर्शन के एक निशान - 12।

3. विवरण भी नियमों के अनुसार किया जाता का प्लेसमेंट:

• लाइनों के बीच अंतर - 1;
• पाठ संरेखण "चौड़ाई" द्वारा किया जाता है;
• स्थानान्तरण स्वचालित रूप से रखा जाता है;
• सीरियल नंबर को हैडर से दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और यह के मुख्य लेख के लिए - 3।

इन मानकों का अनुपालन गंतव्य के लिए इसी पत्र के सही क्रियान्वयन के लिए अनिवार्य है।

स्थान के विवरण

आदेश में एक मानक व्यापार पत्र तैयार करने के लिए, आप बिल्कुल पता करने के लिए जहां वे रखा जाना चाहिए, तो उसका विवरण और घटकों की जरूरत है। इन सवालों के जवाब एक GOST आर 6.30-2003 शामिल हैं। यह विस्तार से आधिकारिक पत्र के रूप का वर्णन। वास्तव में, यह एक नमूना है, जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरण की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित है। यह करने की जरूरत है:

1. स्वयं के पंजीकरण कार्यालय (व्यवसाय) पत्र की प्रक्रिया को एकजुट करने के लिए।
2. केन्द्र अग्रिम मानक रूपों तैयार, मैन्युअल रूप से काम करने के लिए की आवश्यकता को कम करने में सक्षम हो।
3. की सुविधा प्रदान करना है और समय दृश्य सूचना पुनर्प्राप्ति कम।
4. कंप्यूटर और अन्य उपकरण की मदद से पत्र की प्रसंस्करण क्षमता का विस्तार करें।

तो, पारंपरिक व्यापार पत्र के लिए 30 मानक विवरण है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं का उपयोग करता है:

• लोगो और प्रतीक;
• लेखक;
• प्रारंभिक डेटा;
• शीर्ष लेख;
• अनुमोदन;
• पत्र पानेवाला;
• संकल्प;
• पाठ;
• हस्ताक्षर और अनुप्रयोगों;
• समन्वय और आश्वासन;
• के निशान।

कुछ क्षेत्रों में रखने जानकारी पेशेवरों बेहतर दस्तावेज़ नेविगेट करने के लिए अनुमति देता है, और साधारण उपयोगकर्ताओं इसकी तैयारी की प्रक्रिया की सुविधा।

बुनियादी जरूरतों

कुछ नेताओं का मानना है कि गलती से व्यापार पत्राचार किसी भी नियम और कानून का अनुसरण किए बिना मनमाने ढंग से किया जा सकता है। लेकिन विशेषज्ञ हैं, जो इसके लिए जिम्मेदार हैं, आधिकारिक पत्र के लिए बुनियादी जरूरतों को पता होना चाहिए:

1. विशेष (कॉर्पोरेट) प्रपत्र की उपस्थिति।
2. उचित उपयोग और प्लेसमेंट विवरण।
3. पाठ को पढ़ा और अच्छी तरह से संपादित किया जाना चाहिए। व्याख्या करने के लिए प्रश्न का सार साधारण आम प्रस्तावों को वरीयता देने के लिए बेहतर है। यह कुछ समय के लिए करने के लिए प्रत्येक शब्द जानकारी की एक अधिकतम ले बात करने के लिए आवश्यक है।
4. प्रकार के आधार पर दस्तावेज़ तदनुसार जारी किया जाना चाहिए। पत्र में यह भी कई पहलुओं हो सकती है। इस मामले में, प्रदर्शनी उन्हें गठबंधन करने के लिए प्रयास करने के लिए आवश्यक है।
5. मानकों टाइपिंग के लिए सेट का उचित उपयोग।
6. पत्र की सामग्री तक पहुंचने के स्पष्ट भाव नहीं था की कोशिश करो। प्राप्तकर्ता एक खतरे के रूप वाक्यांश व्याख्या कर सकते हैं। जब प्रस्तावों को डिजाइन करने के लिए बेहतर है, जैसे "जाहिरा तौर पर" के रूप में परिचयात्मक शब्दों का प्रयोग "जैसा कि आप जानते", "संभव" और "कैसे"।

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