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संगठन में भंडारण अनुबंध: नियामक ढांचे, समय

भंडारण कुछ समस्याओं के साथ जुड़े अनुबंध। विशेष रूप से, कुछ मामलों में बहुत मुश्किल किस प्रकार विशेष उपकरण के लिए जिम्मेदार ठहराया है, कैसे, यह स्टोर करने के लिए करने के लिए क्या करने की स्थिति, कैसे नष्ट करने और इतने पर करने के लिए के तहत निर्धारित करने के लिए। इन सभी कारकों के कानून से शासित है, लेकिन क्योंकि तथ्य यह है कि एक और विभिन्न स्थितियों में एक ही अनुबंध विभिन्न भंडारण अवधि की आवश्यकता हो सकती है, अक्सर समस्याओं, अस्पष्टता के सभी प्रकार है, और इतने पर। समझे यह सब जरूरी है, हालांकि यह मुश्किल हो सकता है। यह समझा जाना चाहिए कि इस तरह के संग्रह में भंडारण ठेके के रूप में क्षेत्रों में गैर कानूनी आवश्यकताओं के मामले में, रिकॉर्ड प्रबंधन केवल अप्रभावी, लेकिन यह भी संभव सजा या जुर्माना के मामले में खतरनाक नहीं हो सकता।

क्यों रहते हैं?

अनुबंध हर समय होगा उपलब्ध न केवल उनके कार्यों के समय में हो सकता है, लेकिन यह भी बाद में। आप कुछ जानकारी है, जो उन दस्तावेजों में दिखाई देता है, कुछ डेटा है कि प्रबंधन की मांग करेंगे, और इतने पर पड़ सकता है। कई विवादों, जो आमतौर पर तथ्य यह है कि एक और दुर्भावनापूर्ण के दूसरी ओर अपने दायित्वों को पूरा करने के लिए उपयुक्त में मिलकर बनता है अदालत के बाहर और औपचारिक रूप से अदालत में के रूप में संधि का उपयोग कर संबोधित किया जा सकता। आप यह भी निश्चित अवधि है, जो राज्य पर्यवेक्षी निकायों द्वारा लागू किया जाएगा के ऑडिट से बाहर ले जाने की संभावना पर विचार करना चाहिए। उन्होंने यह भी एक विशिष्ट अवधि के लिए दस्तावेज़ का अनुरोध कर सकते हैं, और यदि संगठन में भंडारण अनुबंध, उनके विनाश की अवधि, और अन्य समान कार्य गलत तरीके से प्रदर्शन कर रहे हैं, बहुत गंभीर जुर्माना के अधीन हो सकता। स्वाभाविक रूप से, पहली बात यह है नेतृत्व इसके लिए जिम्मेदार होगा, लेकिन बाद में स्थिति स्थिर है, मुख्य जरूरी याद है जो इसके लिए जिम्मेदार है, वह नीले रंग से बाहर समस्या थी। यही कारण है कि अनुबंध है और किसी भी अन्य दस्तावेज सख्ती से निर्धारित समय रखा जाएगा। कई कंपनियों ने आम तौर पर नियमित रूप से संग्रह विस्तार करने के लिए बिल्कुल भी आदेश, संभव मुसीबत से बचने की तुलना में एक गलती करते हैं और फिर परिणाम रेक करने के लिए में नष्ट करने के लिए पसंद करते हैं, और कुछ भी नहीं।

विधान

में भंडारण ठेके संगठन कानून काफी स्पष्ट रूप का वर्णन करता है, अगर आप खाते में तथ्य यह है कि यह नहीं हमेशा सही ढंग से इस या उस दस्तावेज़ अनुमान लगाना संभव है नहीं लेते। सामान्य तौर पर, एक अलग कानून के ठेके सीधे नहीं, तो वे मानक अभिलेखीय दस्तावेजों (या अभिलेखीय दस्तावेजों के प्रबंधन) है, जो संगठनों, सरकारी एजेंसियों, स्थानीय सरकार और इतने पर के कामकाज की प्रक्रिया में गठन कर रहे हैं के सामान्य सूची में निर्दिष्ट कर रहे हैं। दोनों विकल्पों के दोनों प्रबंधन के साथ और हमेशा की तरह दस्तावेजों, रूस की संस्कृति और जन संचार मंत्रालय द्वारा अनुमोदित के साथ सूचीबद्ध करता है। तरह कि प्रशासनिक दस्तावेजों से संबंधित है, इस वर्ष की 2010/08/25 से संख्या 558 है, और दूसरे प्रकार - 31.07.2007 साल से № 1182। इन दस्तावेजों का अध्ययन करें अत्यधिक की सिफारिश की है, लेकिन यह खुद के लिए सीखने की प्रक्रिया को अलग करने के बिल्कुल उन कागजात, जो एक विशेष संस्था में इस्तेमाल कर रहे हैं और जिम्मेदारी के किसी विशिष्ट क्षेत्र से संबंधित हैं सबसे अच्छा है। बहुत अधिक जानकारी की सूची यह सब याद करने के लिए है, लेकिन आप क्या लागू होता है और कितना संग्रहीत किया जाता है, संभावना है, भंडारण ठेके बहुत सरल और आसान हो जाएगा कौन सा दस्तावेज़ का निर्धारण करता है, तो। कई मामलों में, सभी का इस्तेमाल किया कागज 3-4 अंक के अंतर्गत आने वाले, विस्तार कि इतने मुश्किल नहीं है में अध्ययन करने के लिए।

विभिन्न प्रकार

यह उनके संरक्षण के लिए जुदाई समझौतों के दो मुख्य सिस्टम का उपयोग करता है। तो, कम से कम आम प्रणाली के लिए बाध्य करने के लिए है शेल्फ जीवन। एक अल्पकालिक, लंबे समय तक और स्थायी भंडारण आवंटित करें। पहला विकल्प के लिए 10 वर्ष की अवधि के लिए एक अनुबंध शामिल है। दूसरा - 10 साल से अधिक है। स्थायी सबसे अधिक बार ही प्रयोग किया जाता है जब नष्ट दस्तावेज़ बिल्कुल नहीं किया जा सकता है। इस प्रणाली के बहुत सुविधाजनक नहीं है। संग्रह है, जो मामले को इस तरह से परिभाषित कर रहे हैं में भंडारण अनुबंध, अक्सर भ्रम होता है और वास्तव में से त्रुटियों रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया डाल करने के लिए मदद करता है। एक सामान्य प्रणाली अनुबंध के प्रकार के लिए बाध्य करने के लिए है क्योंकि। प्रोफ़ाइल, घरेलू और श्रम: अधिकांश उद्यमों वे तीन मुख्य किस्मों में आते हैं। पहली और सबसे अधिक भाग के लिए दूसरे के समान हैं, और वे आमतौर पर केवल पांच साल के लिए रखा जाता है। यह समझा जाता है कि प्रोफाइल के तहत सभी अनुबंधों और सीधे संगठन की गतिविधियों के मुख्य क्षेत्रों से संबंधित सभी दस्तावेजों को संदर्भित करता है। तीसरा, रोजगार अनुबंधों के प्रकार, कई मामलों में, यह भी केवल 5 वर्ष संग्रहीत किया जाता है, लेकिन कुछ स्थितियों में, इस अवधि में काफी वृद्धि हो सकती है। उदाहरण के लिए, वहाँ कोई खाता नहीं है, तो इस तरह के एक अनुबंध के रूप में ज्यादा के रूप में 75 साल है, जो बहुत सुविधाजनक नहीं है के लिए भंडारित किया होगा। वास्तव में, यदि आप विशेष रूप से समस्या में नहीं जाते हैं, यह मनमाने ढंग से हो 5 साल की शेल्फ जीवन को सीमित करने और समस्या के बारे में भूल कर सकते हैं। लेकिन ऐसी स्थिति में होने की संभावना कारक है कि अवधि के दौरान जो एक ऐसी ही प्रारूप के भंडारण के ठेके अनिवार्य होना चाहिए बढ़ा सकते हैं में से कुछ याद आती है, और है कि जब आप यकीन है कि एक अच्छा या अन्य मुसीबतों, जो किसी भी समझदार व्यक्ति बचने की कोशिश करता बना सकते हैं।

संग्रह करने के लिए स्थानांतरण

संग्रह में जमा अनुबंध, शर्तों के जो पहले से ही समाप्त हो गए हैं, के हस्तांतरण के लिए प्रक्रिया कंपनी के आधार पर भिन्न हो सकती है। कुछ मामलों में, कर्मचारियों को बस एक दूसरे के लिए दस्तावेज़ बाँध और एक अंधेरे कोने है, जो एक संग्रह माना जाता है में रखा। लेकिन एक और कंपनी पूरी प्रक्रिया स्पष्ट रूप से मानक दस्तावेज़ में वर्णित किया जा सकता से, अलग-अलग फ़ाइल के लिए जिम्मेदार है, या दाखिल के लिए भी एक विशेष नामकरण नियम पेश करेंगे लॉग इन करें और इतने पर। दोनों विकल्पों आरामदायक हो सकता है, कई कारकों पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, पहला विकल्प एक मामूली कारोबार के साथ उपयुक्त छोटी सी कंपनी है। इतने सारे दस्तावेज नहीं होगा, कि आप हमेशा आसानी से एक ही अंधेरे कोने में सब पा सकते हैं। लेकिन दूसरे ने कहा कि स्थिति निगमों, जो कर्मचारियों के एक बड़ी संख्या के लिए खाते की गंभीर अनुकूल है, और बस किसी भी तरह दस्तावेज़ में डूब नहीं किया जाना चाहिए। सामान्य नियम है, जो स्वामित्व के किसी भी रूप के संगठन में विभिन्न भंडारण अनुबंध है, संग्रह करने के लिए संचरण का समय है। एक नियम के रूप में कर्मचारियों को एक निश्चित अवधि के लिए जब तक दस्तावेज भेजने के, की, जब वे वास्तव में समय चरणों से बाहर भाग परवाह किए बिना आवश्यक हैं। और आम तौर पर, जैसे संग्रह वर्ष की शुरुआत में होता है। यही कारण है, भले ही अनुबंध फरवरी में समाप्त हो गया है, अभी भी अगले साल तक इंतजार करना भंडारण में डाल दिया होगा।

विनाश

जैसा कि ऊपर उल्लेख, सिर्फ इसलिए कि आप समझौते को नष्ट नहीं कर सकते। सबसे पहले आप यह सुनिश्चित करें कि वास्तव में सही समय था बनाने की जरूरत है। केवल तभी हम इस दस्तावेज़ को नष्ट कर सकते हैं। लेकिन इन कार्यों अक्सर उसके परिणामों खतरनाक हो सकता है, जिसके कारण कर्मचारियों के बहुमत उन्हें प्रतिबंधों के नेतृत्व के साथ पूरी तरह से बनाने के लिए पसंद करते हैं। यह इस तरह दिखता है: कर्मचारी सभी दस्तावेज़ का एक नमूना है जो पहले से ही बाहर अवधि या समाप्त होने वाली है एकत्र। संयंत्र में संग्रहण ठेके, यह वांछनीय बनाया जाना चाहिए ताकि यह नमूना प्रक्रिया काफी समय लगा नहीं था। फिर, प्राप्त सूची, बनाया प्रबंधन रिपोर्ट के आधार पर, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए दायर की, और उसके बाद ही, जब यह सब किया जाता है, प्रत्यक्ष अनुबंध और अन्य समान प्रतिभूतियों के विनाश की प्रक्रिया शुरू होती है। एक नियमित आधार पर संग्रह में भंडारण ठेके - नहीं सबसे अच्छा समाधान है, खासकर के बाद से कुछ कंपनियों ने भी यह एक छोटा सा बनाने के लिए, उन्हें रीसाइक्लिंग के लिए और इतने पर दे लेते हैं।

उदाहरण रिकॉर्डिंग और भंडारण प्रणाली

बेहतर सभी सुविधाओं और गतिविधि के मुख्य बिंदुओं को समझने के लिए एक अपेक्षाकृत सरल उदाहरण कार्यप्रवाह संगठन प्रलेखन भंडारण हो सकती है। इसलिए, एक स्टाफ सदस्य, आम तौर पर लेखा कर्मचारियों, जो ठेकेदारों, या किसी अन्य समान प्रतिभूतियों के साथ अनुबंध के भंडारण के लिए जिम्मेदार है से किसी को है। यह एक अलग फ़ोल्डर जहां वे कार्य जब तक रहते है। जैसे ही एक अनुबंध बंद कर दिया है, यह एक अलग फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया है। यह इलेक्ट्रॉनिक रूप है, जहां इन दस्तावेजों क्रम में सूचीबद्ध हैं में एक विशेष रजिस्टर करने के लिए सुविधाजनक हो जाएगा, भंडारण अवधि का संकेत है। लेकिन पहले, इस अवधि परिभाषित किया जाना चाहिए। यह सभी विभागों, जो एक तरह से या किसी अन्य रूप में अनुबंध से संबंधित के लिए एक फ़ोल्डर को चलाने के लिए, क्रम में बेहतर उनके सार को समझने के लिए सबसे अच्छा है। अनुभव के साथ इस तरह के कार्रवाई की आवश्यकता गायब हो जाएगा। तब, जब वास्तव में स्पष्ट क्या यह दस्तावेज ठोस अवधि के भंडारण मुहर लगी में से प्रत्येक का प्रतिनिधित्व करता है। कुछ मामलों में यह अनुबंध और अंतिम तिथि निर्दिष्ट करने के लिए सुविधाजनक हो जाएगा, priplyusovyvaya उसे 5 साल (या अधिक) वास्तव में इंगित करने के लिए जब कागज को नष्ट कर दिया जा सकता है। वास्तव में, यहां तक कि इस मुद्दे को प्रक्रिया के संगठन की शुरुआत में बेहद मुश्किल नहीं था, लेकिन लंबे समय तक इस्तेमाल के बाद यह अभी भी अधिक से अधिक सरल हो जाएगा। जब संगठन है, जो जीवन के विनाश के पहले से ही अनुमोदित किया गया है में भंडारण अनुबंध, मानकीकृत किया जाएगा, पूरी प्रक्रिया मिनट में जाना होगा। और फिर साल है जब आप कुछ दस्तावेजों को नष्ट कर सकते आया था। वे फ़ोल्डर से निकाल दिया जाता है, की दोबारा जांच कर संभव त्रुटियों के लिए और, एक साथ इन कागजों की सूची, पर्यवेक्षक को प्रस्तुत के साथ। उन्होंने कहा कि, बारी में, एक बार फिर से सब है कि क्या सूची में निर्दिष्ट है की जाँच करनी चाहिए, के रूप में यह समस्याओं के मामले में दोषी के प्रमुख बने रहेंगे। यदि सब कुछ सही है, तो सिर को नष्ट करने की अनुमति पर हस्ताक्षर किए और कहा कि जहां हर कोई अपने खुद के बुद्धि के रूप में आता है। किसी ने आँसू और फेंकता है। अन्य लोग बहुत तकलीफ का उपयोग करें। अन्य लोग कचरा पर बैठने, जला और इतने पर।

जब अवधारण अवधि शुरू होता है

क्योंकि यह इसके साथ गलतियों का एक बहुत उठाती है यह एक बहुत महत्वपूर्ण सवाल है। इस मामले में बेलारूस या रूसी संघ के उद्यम में भंडारण अनुबंध, बिल्कुल वैसा ही है, और पल में शुरू होता है जब नया साल, शुरू होता है, जिसमें विशेष रूप से दस्तावेज़ अब मान्य नहीं है। उदाहरण के लिए, एक अनुबंध है, जो समाप्त हो गया 15 जुलाई में, 2010 यह 5 साल के लिए बनाए रखने के लिए आवश्यक है, लेकिन यह 15 जुलाई, 2015 को नष्ट नहीं कर सकते हैं, और जल्दी 2016 में। जो है, रिपोर्ट पिछले वर्ष के सातवें महीने से नहीं 01.01.2011 पर चला गया, और। आमतौर पर, आदेश त्रुटि के किसी भी संभावना को कम करने में, अवधि 1 साल पहले से परिभाषित करने के लिए जोड़ रहे हैं। और के बाद ही पारित कर दिया है, विनाश प्रक्रिया शुरू होती है।

भंडारण विशेषताएं

सामान्य तौर पर, वहाँ यह कैसे देखते हैं और संग्रह से काम करना चाहिए पर विशेष सुझाव दिए गए हैं। आदर्श रूप में, दायित्व ठेके के भंडारण, ठेकेदारों, श्रम एग्रीमेंट और इसी प्रकार इस तरह के प्रलेखन के लिए भुगतान एक हवादार और सूखी जगह में होना चाहिए। इसके अलावा, इन कागजों अलमारियों (खुली या बंद) पर रखा जाता है। वे सख्त रिपोर्टिंग रूपों या दस्तावेजों चिह्नित "व्यापार रहस्य" के हैं, यह वर्तमान विशेष तिजोरियां होना चाहिए। सिद्धांत रूप में, कोई भी इस बात की जांच नहीं करता है, क्योंकि इस सिफारिश का पालन करने के कि सबसे अधिक लाभदायक उद्यम है। लब्बोलुआब यह बहुत सरल है: अगर आप भंडारण प्रणाली खुद के लिए दंडित नहीं करते हैं, यह प्रतिभूतियों, जो अक्सर दंडित किया जाना आवश्यक है की कमी के लिए है। और अगर वहाँ एक बाढ़ है, या दस्तावेज किसी अन्य समान तरीके से नष्ट कर दिया जाएगा, इस लिए दोष केवल एक विशेष कंपनी है।

जिम्मेदारी और कलाकारों

सब है कि भंडारण अनुबंध में प्रवेश करती है की प्राथमिक और प्राथमिक जिम्मेदारी संगठन के प्रमुख होंगे। यह वह था जो समस्याओं की उपस्थिति में राज्य के लिए जिम्मेदार होगा और हर संभव समस्याओं से ग्रस्त है। इसके अलावा, उसके पीछे के बाद, यह आम तौर पर मुख्य लेखाकार, एक वकील और कर्मचारी जो दस्तावेजों के संरक्षण के लिए जिम्मेदार है। लेकिन आम तौर पर, इस तरह के सभी व्यक्तियों को पहले से ही दंडित किया जाएगा उनके द्वारा प्रतिबद्ध त्रुटि की सीमा तक सिर। वास्तव में, ठेके निगरानी प्रणाली के लिए अपेक्षाकृत छोटे संगठनों के सबसे लेखा विभाग के साथ निहित है। और यह विभाग मुख्य लेखाकार में या अपने स्वयं की नियुक्ति, या एक सामान्य वोट के रूप में, आरोप में विशिष्ट व्यक्ति। कुछ मामलों में, व्यक्ति मजदूरी में एक छोटे से वृद्धि है, जो काम के अतिरिक्त मात्रा के लिए क्षतिपूर्ति करना चाहिए, लेकिन अधिक बार, अंतिम बिंदु बस की अनदेखी, धन या अन्य इसी तरह के कारकों की कमी पर बल देते प्राप्त करता है। अधिक दुर्लभ मामलों में, सामान्य रूप में दस्तावेजों की सुरक्षित रखने के लिए जिम्मेदार हो सकता है, और विशेष रूप ठेके में, वकील कार्य करता है। लेकिन यह बहुत सुविधाजनक नहीं है, क्योंकि वह व्यक्ति केवल अनुबंध के लिए जिम्मेदार हो सकता है, और कागजात वह इस्तेमाल किया के बाकी केवल अल्पज्ञता पता करने के लिए। अधिक सुविधाजनक है जब वहाँ एक भी व्यक्ति जो इस मुद्दे में लगी हुई है है। यह सबसे सटीक हो जाएगा और प्रतिबद्ध नहीं है इस तरह क्षुद्र बुरा कीड़े अन्य कर्मचारियों बना सकते हैं।

परिणाम

संगठन में भंडारण अनुबंध कानून के सभी प्रावधानों के साथ पूर्ण अनुपालन के आधार पर किया जाता है। यह एक शर्त है, जो उद्यम की सभी समस्याओं पर ले सकता है। इस मामले में, छोटे बारीकियों, आंतरिक विनियमों, रजिस्ट्रियों और संबंधित दस्तावेज़ फर्म से कंपनी को भिन्न हो सकती है। मुख्य जिम्मेदार व्यक्ति मालिक माना जाता है, लेकिन वह किसी अन्य व्यक्ति इस पल ही छोड़ सकता है। यह प्रबंधन के काम की सुविधा होगी, लेकिन संभव त्रुटि के उत्तरदायित्व की गहराई से नहीं निकालता है। यही कारण है कि कर्मचारी अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए विश्वसनीय है, जो है, के रूप में जिम्मेदार होना चाहिए और स्पष्ट रूप से, बल्कि मौखिक आभार से, असली पैसे के बदले में अपने कर्तव्यों को समझने के रूप में यह आम तौर पर भुगतान करने के लिए अतिरिक्त धन के साथ अपने मुआवजा के बिना लोड में वृद्धि के साथ होता है।

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